Facsimile informativa per il dipendente sull’uso dell’email aziendale

Tempo di lettura: 2 minuti

Tempo fa avevo scritto un post che spiegava chiaramente che l’email aziendale è di proprietà dell’azienda e quindi l’azienda può controllarlo sempre che abbia informato preventivamente il dipendente di questo fatto. Ecco quindi ora che, per tua comodità, ti do la possibilità di avere un facsimile informativa per il dipendente sull’uso dell’email aziendale.

Sostanzialmente cosa succede:

  1. Tu concedi al tuo dipendente una casella email personale, cioè con il suo nome e cognome. Se gli dai in uso un’email generica tipo vendite@dominio.it o supporto@dominio.it non rientri in questa casistica perché l’email non è personale.
  2. Il tuo dipendente la può usare per tutte le attività correlate al proprio lavoro ma non per uso personale come prenotarsi le vacanze, scrivere alla fidanzata o cose di questo genere.
  3. Ma il dipendente deve essere informato perché il garante dice che il datore di lavoro ha l’onere di prefigurare e pubblicizzare una policy interna rispetto al corretto uso dei mezzi e agli eventuali controlli.

Il garante aggiunge anche

La mancata esplicitazione di una policy al riguardo può determinare anche una legittima aspettativa del lavoratore, o di terzi, di confidenzialità rispetto ad alcune forme di comunicazione.

Tali incertezze si riverberano sulla qualificazione, in termini di liceità, del comportamento del datore di lavoro che intenda apprendere il contenuto di messaggi inviati all’indirizzo di posta elettronica usato dal lavoratore (posta “in entrata”) o di quelli inviati da quest’ultimo (posta “in uscita”).

Quindi è fondamentale che tu, datore di lavoro, informi il tuo dipendente di tutto quello che riguarda l’uso e il possibile controllo della sua casella email personale su dominio aziendale.

Leggi anche  Come importare email in gmail

Attenzione che si parla di DOMINIO aziendale perché se il tuo dipendente usa per lavorare la sua email personale o comunque un’email che si è creato lui su Gmail, Outlook, Yahoo o qualsiasi altro servizio, allora tu non hai nessun diritto e nessuna possibilità di andare a leggere la sua posta.

Differenza tra email su dominio aziendale e email generica

Stante il fatto che avere un proprio dominio aziendale per le mail è assolutamente da fare e ne ho parlato anche tempo fa, vediamo le due situazioni possibili.

  1. La tua azienda si chiama Altaflex Spa e il dominio è altaflex.it quindi tu dai al tuo dipendente una casella gianni.rossi@altalex.it.In questo caso se gli consegni l’informativa e sei a posto.
  2. La tua azienda si chiama Topdoc Sas, non hai un dominio internet e usi come email aziendale topdoc-milano@gmail.com. Il tuo dipendente per comodità usa la sua email gianni.rossi@outlook.com per lavorare.In questo caso tu non avrai alcuna possibilità di vedere la sua posta a meno che lui, con uno scritto, ti abbia dato la password e il permesso di guardarla in sua vece.

In quest’ultimo caso, se proprio non vuoi avere un tuo dominio – ma ti giuro che mi piacerebbe sapere il perché, puoi benissimo aprire per lui una casella generica tipo giannirossi-topdoc@outlook.com e concederla a lui in uso. Avrai inserito i tuoi dati, conoscerai la password e quindi potrai accedervi senza problemi.

Scarica il facsimile dell’informativa

Abbiamo preparato per te un facsimile in pdf di questa informativa che puoi scaricare, mettere sulla tua carta intestata e poi consegnare al tuo dipendente.

Ti chiediamo solo, per poterla ricevere, di iscriverti alla nostra newsletter settimanale che contiene alcuni degli ultimi articoli scritti su questo blog e dalla quale potrai rimuoverti – speriamo di no – in ogni momento con un click sul link di rimozione.

Leggi anche  Programmi di posta elettronica alternativi per Windows e Mac OS X

Utilizza il modulo qui di seguito per iscriverti alla newsletter. Non appena riceverò l’iscrizione sarà mia cura inviarti il pdf.


Iscriviti alla newsletter di Tutto sulla Posta Elettronica! Riceverai un'email a settimana con gli ultimi articoli e potrai disiscriverti con un click in qualsiasi momento.

Iscrivendoti accetti la ricezione di email informative una volta alla settimana e accetti la politia della privacy del sito visibile nella barra laterale a destra nel sito.


Leave a Reply

 

Questo sito usa Akismet per ridurre lo spam. Scopri come i tuoi dati vengono elaborati.