Il datore di lavoro può controllare le email dei dipendenti?

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La materia è spinosa e delicata e, come al solito, cercando in rete si legge tutto e il contrario di tutto, così chi vuole formarsi un’opinione ne esce ancora più confuso di prima. Quindi come rispondere alla domanda se il datore di lavoro può controllare le email dei dipendenti?

Cercherò di essere il più semplice e sintetico possibile.

In sostanza se al lavoratore viene data una casella aziendale – @nomeazienda.it per esempio – questa, al pari del computer che gli viene consegnato, è da considerarsi a tutti gli effetti uno strumento aziendale, non di proprietà del lavoratore, quindi il datore di lavoro può controllarla.

Ma c’è un ma.

  1. Il datore di lavoro deve informare preventivamente il dipendente di questo possibile controllo inserendolo, per esempio, nel regolamento aziendale o specificandolo nella fase dell’assunzione.
  2. Questo controllo non deve essere continuo e massivo ma solo fatto ai fini dell’accertamento di un illecito.
  3. Il controllo deve essere fatto solo sulle email pertinenti al tipo di illecito che deve essere verificato.
  4. Il datore di lavoro deve consentire la tracciabilità dei controlli cioè deve poter dire che email sono state controllate – ad esempio tutto quelle relative al progetto “Omega” – e chi ha avuto accesso a tali email.

Ricordo che siccome l’email aziendale è uno strumento, appunto, aziendale, questa non può essere usata per comunicazioni personali come scrivere alla fidanzata piuttosto che prenotare una vacanza o cose del genere. In questi casi si potrebbe verificare un uso improprio di uno strumento aziendale ma, anche qui, le casistiche sono numerose e discordanti e non è questa la sede adatta per discuterne.

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Riassumendo

  1. L’email aziendale – @nomeazienda.it – è uno strumento aziendale, non personale
  2. L’utente non può usarla a fini personali
  3. L’azienda può, avendo informato prima il dipendente, procedere a controlli ai fini di accertare un illecito.

Per maggiori approfondimenti ti consiglio di leggere l’articolo specifico del blog La legge per tutti.

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