No, non ti voglio spiegare come cancellare le email ma fare due ragionamenti sul fatto di tenere le email o cancellarle.
Se usi l’email per lavoro sicuramente ogni giorno te ne arrivano tante. Io personalmente sono nell’ordine del centinaio al giorno tra email interessanti e newsletter, oltre a qualche percentuale di spam.
Come procedere per gestire tutto quello che ti arriva, evitare di perdere qualcosa e trovare facilmente quello che ti serve?
Semplice, tenendo la tua casella email ordinata.
Ho conosciuto persone – ben più di una – che una volta risposto a ogni email la cancellavano e quando ho chiesto il perché di un tale atto, mi è stato risposto che una volta risposto all’email questa non serviva più e quindi la cancellavano.
Ora, stante il fatto che ognuno può fare quello che vuole, un tale comportamento mi sembra assurdo perché così facendo non riesci più a seguire il filo logico di eventuali discussioni fatte di domande e risposte via email. Se hai discusso tramite email con un tuo corrispondente e hai cancellato le tue email o le sue, come ti sarà possibile ricostruire il filo del discorso successivamente? Magari non ti servirà mai più ma se dovesse servire non avrai più nulla.
E in più non c’è alcun motivo per cancellare ogni singola email che ti arriva dopo che hai risposto.
Cancellare email per lo spazio
È vero, ogni casella email ha un suo spazio determinato – Gmail ha 15Gb, Yahoo ha 1Tb e Outlook è teoricamente illimitato – ma si parla solitamente di Gb e prima che arrivi a riempire tutto lo spazio a disposizione ce ne vuole di tempo. Anche se hai un’email sul tuo dominio personalizzato, almeno un paio di Gb li hai a disposizione. Gmail che è il più limitato del trio, ha comunque la possibilità di espandere la capacità.
Se qualcuno ti ha mandato un’email con un allegato pesante e lo scopo di quell’email era solo di inviarti l’allegato, puoi tranquillamente cancellare l’email una volta che hai scaricato e salvato da qualche parte l’allegato.
Questo ha già più senso perché un’email con un allegato può avere anche un peso importante, qualche megabyte a seconda dell’allegato, ma una semplice email di testo pesa qualche kilobyte e quindi è del tutto ininfluente.
Quindi, se vuoi un consiglio, non cancellare nulla perché non si sa mai e un’email che hai cancellato oggi potrebbe servirti tra 1 anno magari.
Anche fosse un’email di anni fa, se non hai necessità di fare spazio nella tua casella, lasciala dov’è. Per la legge di Murphy è facile che l’email che hai cancellato oggi ti servirà sicuramente tre 2 giorni.
Ricorda che cancellare un’email è definitivo. Non puoi più recuperarla in alcun modo! Se ti accorgi in un secondo momento che ti serve e l’hai cancellata sei fregato quindi evita se possibile.
Va da sé che tutte le email di spam o che proprio non ti interessano le puoi cancellare tranquillamente, lo faccio anche io, tanto non ti interessano ora e non ti interesseranno in futuro.
Inbox zero
Si parla di Inbox zero quando si vuole raggiungere quello stato in cui la casella di posta è vuota perché tutte le email in arrivo sono state gestite in qualche modo.
Secondo me sono paranoie perché io cancello solo quello che non mi interessa e il resto lo archivio in apposite cartelle per cliente, fornitore o progetto. In questo modo sono sicuro di trovare tutto quello che mi serve – o quasi – molto velocemente.
Come ho già avuto modo di dire, io uso Postbox per gestire tutta la mia posta elettronica ma come Postbox ce ne sono decine di altri sia gratuiti che a pagamento e ognuno è libero di scegliere quello che vuole. In passato li ho usati un po’ tutti da Eudora fino a Claris Emailer a Apple Mail e Thunderbird passando da Outlook fino ad arrivare a Postbox.
Uso un client di posta perché ho decine di indirizzi email e gestirli tutti via webmail sarebbe folle, quindi ho la necessità di avere un aggregatore che me le mostri tutte in un unico spazio.
Ma non cancello mai niente che possa interessarmi e tieni presente che gestisco, tra tutte le caselle, circa 175.000 email, quindi non certo poche.
Inbox zero porterebbe a archiviare in apposite cartelle tutte le email in modo da avere la casella della posta in arrivo sempre vuota ma, come ho detto, per me è roba da paranoici perché io archivio quello su cui opero o che so che mi interessa per qualunque motivo, ma il resto lo lascio nell’inbox dove so di trovarlo se mi dovesse servire.
In conclusione e come standard da seguire, non cancellare le email che ti potrebbero interessare nel futuro. Cancella pure quelle di spam o che proprio non ti interessano ma le altre lasciale dove sono perché non si sa mai.
