In rete si trovano decine di articoli che parlano di questo argomento ma spesso sono scritti in “legalese” e sono poco comprensibili. Vediamo quindi cosa fare della mail aziendale del dipendente licenziato.
Mia intenzione è spiegare le cose in termini chiari e semplici, non usando il gergo “legalese” tipico degli avvocati e di chi opera a livello legale e facendo degli esempi semplici senza riferimenti particolari a leggi, norme e affini che chiunque può approfondire con i dovuti mezzi.
Vediamo quindi di entrare subito nello specifico.
Cos’è la mail aziendale
Una mail aziendale è una casella di posta che ti viene assegnata in ambito professionale, quando lavori per un’azienda o uno studio che ha un suo dominio (nomeazienda.it). Qualcosa che contenga il tuo nome e cognome tipo [email protected].
È una casella “tua” nel senso che fa riferimento alla tua persona e non va confusa con una casella generica a cui tu, nella tua funzione, hai accesso. Se sei quindi nel reparto vendite e accedi e usi una casella tipo [email protected], questa non è una “tua” casella di posta nel senso che non è riferibile alla tua persona.
Chi può accedere all’email aziendale
Se ti è stata assegnata una email aziendale sappi che, previa adeguata informativa e fatte salve le dovute procedure, tu non puoi impedire che il datore di lavoro monitori la tua casella (info negli approfondimenti).
Cosa succede della casella email aziendale al licenziamento del dipendente?
Il Garante si è espresso molto chiaramente in merito e non ci sono interpretazioni da dare. Ecco cosa dice.
Commette un illecito la società che mantiene attivo l’account di posta aziendale di un dipendente dopo l’interruzione del rapporto di lavoro e accede alle mail contenute nella sua casella di posta elettronica.
Tutelare l’azienda e le informazioni aziendali
Abbiamo visto cosa dice il Garante e, piaccia o meno, non vi si può prescindere.
È quindi fondamentale che il datore di lavoro abbia informato – per iscritto – il dipendente in merito alla modalità di utilizzo degli strumenti aziendali, quindi anche della casella email, e della possibilità che questa sia controllata o monitorata.
Vedi negli approfondimenti il link al facsimile.
Però c’è un problema pratico. La persona licenziata, nello svolgere le proprie funzioni, ha sicuramente usato la sua casella email e rimuoverla immediatamente potrebbe essere un problema per l’azienda. Se la sua casella viene immediatamente cancellata, l’azienda rischia di perdere informazioni importanti o vitali.
Pensa solo se si licenzia un commerciale che, probabilmente, aveva in corso trattative, offerte e cose del genere.
Il Garante infatti dice che dopo la cessazione del rapporto di lavoro, il datore di lavoro
deve rimuovere la casella del dipendente entro un termine ragionevole per permettergli di predisporre le misure atte a informare i terzi sui nuovi indirizzi mail a cui rivolgersi
deve impedire che, in questo periodo, qualcuno possa accedere alla posta del dipendente.
È quindi il datore di lavoro che deve preoccuparsi di questi adempimenti e non il dipendente che è obbligato ad avvisare tutti che non lavora più per l’azienda. Normalmente il dipendente lo fa, se non altro per una questione di correttezza ed educazione, ma non tutti siamo uguali.
Quanto sia questo “termine ragionevole” è tutto da stabilire perché nel momento in cui la casella viene rimossa e qualcuno scrive a quella casella, ottiene un messaggio di errore, non un messaggio di risposta che lo avvisa.
Cosa deve fare il datore di lavoro sulla mail del dipendente licenziato
Per motivi pratici l’email non può essere immediatamente disattivata perché se la casella non esiste il mittente riceverà un messaggio di errore e l’email non verrà spedita creando un problema al datore di lavoro.
Il datore di lavoro dovrà mettere un risponditore automatico che avviserà che quella casella verrà disattivata a breve e darà una casella email alternativa a cui scrivere.
Il classico messaggio tipo:
Informiamo che la casella email [email protected] non è più monitorata e verrà disattivata a breve. Per tutte le comunicazioni vi preghiamo di fare riferimento a [email protected] e [email protected].
Nessuno potrà più avere accesso a quell’indirizzo di posta se non l’Amministratore di Sistema e/o il Responsabile GDPR, se c’è, e/o l’Internal Audit (organismo interno che, se c’è, per definizione può avere accesso a ogni tipo di informazione).
Andrà anche cambiata la password della casella email dell’ex dipendente perché questo potrebbe averla data ad altri e per evitare che qualcuno, al di fuori degli organi menzionati possa avere accesso alle mail.
Può l’ex dipendente accedere alla sua vecchia casella email?
No, per nessun motivo. Dal giorno della cessazione del rapporto di lavoro, se l’ex dipendente cerca di accedere o accede alla sua casella di posta, commette un illecito ed è passibile di denuncia per accesso abusivo a sistema informatico.
Dopo quanto tempo va disattivata la casella dell’ex dipendente?
Come al solito non c’è un’indicazione univoca ma 30 giorni sono un lasso di tempo più che ragionevole prima di passare alla cancellazione definitiva dell’account e relativi contenuti. Dipende dal ruolo del dipendente e da cosa si deve ricostruire della sua attività che, magari, non era a conoscenza di altri.
Mie considerazioni da esperto della posta elettronica
Tutto bello e chiaro quello che dice il Garante ma ci sono anche delle considerazioni pratiche.
Se il dipendente, nel corso della sua attività lavorativa, si è iscritto con la sua email a portali o siti internet di interesse aziendale o newsletter o altri tipi di abbonamenti che prevedono la sua email come autenticazione, come deve comportarsi il datore di lavoro?
Non sono un avvocato e mi piacerebbe che qualcuno mi commentasse, ma il problema esiste.
Può essere che l’ex dipendente si occupasse di acquisti e che quindi si sia iscritto ai siti e-commerce dei fornitori per effettuare gli acquisti, con la sua email. Il datore di lavoro può anche non sapere o non ricordarsi tutti gli accessi su tutti i siti e quindi, se non consulta le email del dipendente, non potrà mai modificare questi accessi cambiando l’email e inserendo quella nuova.
La cosa non è affatto semplice perché va sempre preso in considerazione il ruolo del dipendente.
Se un tecnico di un’azienda si fa arrivare i log di sistema sulla sua email per controllare sistemi remoti e verificare che tutto funzioni, ci vorrà parecchio tempo per cambiare tutte le email su tutti i sistemi e soprattutto il datore di lavoro dovrà consultare le email del dipendente per ricostruire tutto quello che è stato fatto.
Quando è possibile il datore di lavoro dovrebbe dare un’email generica ma è anche vero che magari solo una persona dell’ufficio acquisti è abilitato a fare ordini online e non potrà certo usare un’email in uso anche ad altre persone perché magari le info trasmesse sono riservate. A un tecnico io darei l’email [email protected] piuttosto che [email protected] così, nel caso in cui si licenziasse, potrei continuare ad utilizzare la stessa email senza alcun problema e non perderei tempo.
Dipende anche in che rapporti si è con l’ex dipendente quando questo se ne va. Se i rapporti sono buoni non ci dovrebbero essere problemi, ma se sono cattivi è meglio adottare le procedure corrette per evitare problemi.
Ma i casi menzionati sopra sono reali e non così rari come si potrebbe pensare.
A me non è mai capitato di sentire un dipendente chiedere la cancellazione dell’account. Anche perché difficilmente conosce il GDPR e i provvedimenti del Garante. Solitamente si assiste a uno “svuotamento” dei contenuti ma è più frequente che il lavoratore non dica nulla a meno che, ovviamente, il datore di lavoro non utilizzi quella casella e invii email a nome dell’ex-dipendente, cosa che è assolutamente illecita.
Come sempre non entro in questioni legali perché non sono un avvocato, ma mi piacerebbe che qualcuno con le necessarie competenze commentasse il tutto e rispondesse ai miei quesiti.
Alla fine dei conti la questione è di bilanciare l’interesse del datore di lavoro di accedere alle informazioni necessarie alla gestione della sua attività con l’aspettativa di riservatezza sulla corrispondenza da parte dell’ex dipendente.
Nota importante
Tutte le considerazioni sono mie personali e io non sono un avvocato quindi non ho alcuna competenza in merito. Per qualsiasi tipo di consulenza legale ti consiglio di rivolgerti a un avvocato in quanto le mie considerazioni partono da un punto di vista meramente tecnico e informatico.
Approfondimenti
- chi può accedere all’email aziendale
- facsimile informativa per il dipendente per accedere all’email aziendale
- la newsletter del Garante col provvedimento in questione
- un episodio realmente successo, tutta la storia
