Che cos’è una mail formale?
Un’email formale è un’email che viene scritta a una persona che non conosci, a un superiore in ordine gerarchico o comunque a qualcuno con cui non sei in stretti rapporti.
Va da sé che un’email formale prevede l’uso del lei e non del tu.
Come scrivere una mail formale
Oggetto nella mail formale
In un’email formale è meglio iniziare con la scrittura di un oggetto dell’email che sia sintetico ma che contenga le informazioni che servono in modo chiaro e semplice. Quindi non
Riunione
ma
Riunione di area il giorno 25-07-2021 alle ore 15 in Sala Rosa
Saluti iniziali nella mail formale
Di solito si inizia salutando l’interlocutore quindi si deve scrivere qualcosa come
Buongiorno Sig. Rossi
oppure
Buongiorno a tutti
nel caso in cui si stia scrivendo a più persone. Nel caso di un professore o dottore o ingegnere o qualcuno con un titolo similare, si può usare qualcosa come
Egregio professore/dottore/ingegnere
Non si può certo iniziare senza salutare, se non altro per una questione di cortesia ed educazione.
Introduzione della mail formale
Può essere che la persona ti conosca e quindi puoi evitare di presentarti ma se così non è è necessario presentarsi in modo da fare capire all’interlocutore con chi ha a che fare. Qualcosa come questo.
Mi chiamo Mario Rossi. Sono un suo studente di statistica all’Università di Milano e vorrei chiederle un parere su una questione che mi sta a cuore.
Se invece si risponde a un’email o a una richiesta specifica si può utilizzare:
- In risposta alla Sua/ Vostra email : se si tratta di una risposta a una precedente email inviata
- Come da accordi o Come anticipato via telefono – email: se ci si era accordati prima per l’invio di questa email
- In riferimento alla Sua/ Vostra richiesta: se si tratta di rispondere a una richiesta che è stata fatta in un tempo precedente
- Con la presente si comunica quanto segue: estremamente formale e leggermente indisponente a meno che non si debbano chiarire concretamente delle posizioni
- In allegato invio o allego alla presente: se occorre inviare un allegato
Corpo della mail formale
Nel corpo si deve essere più semplici e chiari possibile. Non devi per nessun motivo sfoggiare un linguaggio che non ti è proprio perché commetteresti sicuramente degli errori che rovinerebbero tutto quello che hai scritto.
Sii naturale, considera sempre che stai scrivendo e non parlando e che ti stai rivolgendo a qualcuno che non consci al quale, magari stai chiedendo un favore oppure qualcosa che rientra nel suo lavoro, ma non è comunque un tuo amico.
Ricorda che il tuo interlocutore non ti conosce e non conosce neppure la tua storia. Sicuramente non vuoi che qualcosa venga frainteso o non compreso a fondo, per quello è necessario dare tutte le informazioni che gli potrebbero servire per valutare e comprendere quello che stai scrivendo.
Come ho detto sopra, non usare paroloni o termini che non usi abitualmente. Se parli con un avvocato o con un dottore, nessuno si aspetta che tu sia avvocato o dottore, quindi scrivi in modo normale, come ti esprimi abitualmente ma ricorda sempre che non stai parlando, stai scrivendo.
Chiusura della mail formale
La chiusura è la parte finale dove si porgono i saluti e sotto la quale ci dovrebbe essere una firma. I saluti, inutile dirlo, devono essere altrettanto formali, quindi qualcosa come
Nell’attesa di un gentile riscontro porgo
Cordiali saluti/Distinti saluti
oppure
La ringrazio per l’attenzione
Cordiali saluti/Distinti saluti
e sotto i saluti dovrebbe esserci una firma, anche se non è certo obbligatoria, che riassume i tuoi dati di contatto per un riferimento veloce da parte del destinatario se ne avesse bisogno. Una cosa come
Mario Rossi – Nome Azienda (se applicabile)
Tel. 335.1234567 – [email protected]
va benissimo e se hai più dati da inserire va altrettanto bene ma non esagerare perché è una firma, non un poema.
Caratteri, formattazioni e colori della mail formale
Non usare caratteri strani, formattazioni ridicole o colori nella tua email. Scrivi normalmente con il carattere standard della tua webmail o del tuo client di posta elettronica e NON formattare nulla (usando grassetti o corsivi) a meno che tu non sappia esattamente quello che stai facendo. Non usare neanche i colori perché non servono assolutamente in un’email.
Pensa solo a scrivere in modo chiaro, conciso e corretto e avrai fatto il
Controllo finale della mail formale
Dopo aver scritto l’email formale sei pronto a inviare il tuo messaggio, ma non avere fretta e, prima di premere Invia, controlla attentamente la tua email. Sono da evitare come la peste:
- Errori di sintassi
- Errori grammaticali
- Errori nei nomi
- Errori di battitura
perché tu ti puoi presentare nel migliore dei modi possibili ma se commetti errori grossolani grammaticali, allora il tuo destinatario ti valuterà per quello che legge, non per quello che tu effettivamente sei o rappresenti. È chiaro che un errore di battitura ci può anche stare proprio perché può succedere, ma gli errori più gravi sono sempre in agguato se non stai attento e potrebbero distruggere completamente l’idea che stai dando di te.
Come ho detto, non è necessario l’uso di paroloni o termini che non ti sono propri, ma è assolutamente richiesta la massima correttezza a livello grammaticale e sintattico perché è alla base della comunicazione.
Se leggi gli articoli che ho indicato nell’appendice, troverai moltissimi suggerimenti validi per evitare questi errori e dare di te l’immagine che meriti.
Quale indirizzo email utilizzare
Come ho avuto modo di dire più e più volte, è sempre utile avere più di un indirizzo email da adibire a usi differenti.
Se il tuo indirizzo email standard è qualcosa come [email protected], per esempio, va benissimo anche per scrivere un’email formale. Se invece non hai mai dovuto scrivere email formali e il tuo unico indirizzo email è [email protected], allora forse è meglio se te ne crei uno decente su Gmail – o Yahoo o Outlook – e usi quello per le occasioni più formali.
Approfondimenti
- la firma nelle email
- la serie di articoli su come scrivere un’email con suggerimenti sintattici e grammaticali
- creare una casella su Gmail
