Come usare la posta elettronica

Come usare la posta elettronica non è un corso sull’uso di un client di posta ma una serie di consigli su come sfuttare al massimo questo strumento.

Ho già scritto tempo fa un articolo molto letto che riguardava il fatto di rispondere immediatamente o meno alle email che ti arrivano, ovviamente a quelle per cui è prevista una risposta.

Questa volta invece affrontiamo un tema molto interessante, e cioè come è meglio utilizzare l’email per massimizzarne i vantaggi e ottenere quello che vuoi.

Come usare la posta elettronica

Il dibattito sulla continuità dei rapporti interpersonali che non devono essere sostituiti dalla tecnologia è sempre aperto e sempre lo rimarrà; io sono un sostenitore di questo concetto. Il rapporto umano, che sia di persona o anche telefonico o in videoconferenza, è sempre fondamentale anche perché permette di sviscerare gli argomenti come sarebbe impossibile fare solo scrivendo.

In sostanza invece di mandare un’email spesso è meglio parlarsi o vedersi di persona e discutere della cosa.

Ma sappiamo bene tutti che la memoria non è eterna e che spesso la gente capisce quello che vuole capire o quello che fa comodo a ciascuno di noi. Ricordarsi oggi quello che è stato detto in una determinata occasione 12 mesi fa è praticamente impossibile. Magari ci si ricorda qualcosa in linea di massima ma i dettagli sicuramente no.

Verba volant e scripta manent

Questo detto latino che avrai già sentito migliaia di volte significa che le parole spariscono e si dimenticano ma le cose scritte rimangono.

Niente di più vero. Un conto è un contratto con stretta di mano e un conto è una firma su un pezzo di carta che dettaglia tutti gli aspetti di quello che si farà.

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E qui viene in aiuto la nostra amica posta elettronica.

Ritengo infatti che in tutti i rapporti lavorativi e anche in quelli personali di una certa importanza, quello che rimane scritto è sacrosanto e tutto il resto è opinabile. Se è scritto è incontrovertibile, è quello che c’è scritto e al limite una persona può solo biasimarsi per non avere capito bene, ma se è solo vocale ognuno ha la sua interpretazione e alla fine si litiga.

E come può essere usata la posta elettronica in questi casi?

Il modo migliore per usare l’email

Io sono abituato, e ti invito a fare lo stesso, che per qualsiasi telefonata di lavoro dove si definiscono dei compiti o si prendono degli accordi, faccio seguire a brevissimo un’email in cui riepilogo quello che ci si è detti e gli accordi prese o le scadenze concordate o i costi o insomma tutto quello che è importante sapere.

In questo modo ottengo due vantaggi importantissimi

  1. metto nero su bianco quello che è successo e quello che si è detto
  2. se qualcuno degli altri interlocutori non ha capito qualcosa lo può verificare subito ed eventualmente può dirlo subito in modo che la questione venga chiarita

Così facendo ho prevenuto moltissimi problemi! Una delle cose più frequenti che può accadere è che uno degli interlocutori, magari a distanza di tempo, obbietti che gli accordi non erano quelli. È bastato andare a recuperare l’email che avevo scritto e mandato e la questione è stata chiarita immediatamente.

Ma se io non avessi scritto allora sarebbe iniziata la discussione su cosa mi ricordavo io e cosa si ricordava l’altra persona e non sarebbe mai terminata perché ognuno sarebbe rimasto sulle sue posizioni con il rischio di litigare.

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Questo vale sia per il lavoro che anche per la vita privata, intendiamoci.

Non che tutti siano in malafede, non è così, ma tutti tendiamo a dimenticare perché è impossibile ricordarsi qualsiasi cosa; io per primo spesso e volentieri mi dimentico, ma se l’ho scritto allora posso andarmelo a rileggere e rinfrescarmi la memoria e così puoi fare tu.

Anche nella vita privata ci sono decisioni da prendere che coinvolgono altre persone e vale lo stesso discorso fatto prima. Se è scritto, è scolpito nella pietra e nessuno avrà nulla da obiettare – altrimenti lo avrebbe fatto nel momento in cui ha ricevuto l’email – ma se invece non è stato scritto allora ognuno lo ricorderà e interpreterà a suo modo.

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