Può sembrare una domanda inutile ma poiché la comunicazione scritta è diversa da quella orale, rispondere alle email sì o no è una domanda importante.
A differenza di un po’ di anni fa, oggi riceviamo decine, se non centinaia di mail, soprattutto per lavoro e rispondere a tutte diventa, scusa il gioco di parole, un lavoro. Così spesso non si risponde a qualche email per la quale non si ritiene necessaria una risposta, e questo può ingenerare dei problemi.
Sapere se l’email è arrivata o no
Prima di tutto una precisazione.
Come saprai se leggi il blog da tempo, non è possibile dare per scontato che l’email che tu mandi arrivi al destinatario e che quindi questo la possa vedere e leggere. Esiste la ricevuta di ritorno ma non è uno standard e funziona solo su Outlook di Windows, oltretutto il destinatario la può disabilitare, quindi è meglio non usarla.
Sai bene anche che se vuoi essere certo al 100% che un’email arrivi al destinatario, attualmente l’unica possibilità è la PEC. Oltre ad avere valore legale, la PEC ti da la certezza che il destinatario l’abbia ricevuta; non che l’abbia letta ovviamente ma che l’abbia ricevuta, di sicuro.
Esistono altri sistemi per sapere se un’email è stata letta, ma nessuno di questi è affidabile come una risposta.
Dare un cenno di ricezione
Se è un’email importante, un cenno di ricezione è sempre gradito, così il mittente può essere sicuro che tu abbia letto l’email o viceversa perché una risposta indica non solo che l’email è stata letta ma anche che il suo contenuto è stato inteso perfettamente, o almeno si spera.
Ovviamente sto parlando di email con corrispondenti a cui ti interessa dare un cenno della ricezione, come colleghi di lavoro, clienti o fornitori.
Quando è necessario rispondere
Ci sono però tre casi in cui non è necessario rispondere:
- Email di scocciatori che ti inviano messaggi non richiesti o altre email fastidiose. Queste le puoi bellamente ignorare anzi, lo devi fare altrimenti dall’altra parte pensano che tu sia interessato e non ti mollano più.
- Email che ti confermano semplicemente qualcosa. Hai preso appuntamento dal dentista e questo ti invia un’email per ricordarti dell’appuntamento
- Email automatiche di risposta che, normalmente, arrivano da un indirizzo noreply. Qui proprio è inutile rispondere perché ti tornerebbe indietro un messaggio di errore.
Quindi, alla fine, se mi chiedi se devi rispondere alle email, la mia risposta è sempre sì, o almeno è quello che faccio sempre proprio per confermare al mittente la ricezione di quello che mi ha mandato e ti consiglio di fare lo stesso sempre.
Come rispondere alle email
Il tono di risposta deve essere commisurato all’interlocutore chiaramente ma questo non è necessario che te lo spieghi io.
Secondo me la risposta deve
- essere confirmatoria. Conferma sempre che hai ricevuto l’email e che agirai di conseguenza, così ti eviti altre richieste per capire se è tutto chiaro.
- essere esaustiva. Se ti vengono fatte delle domande, rispondi punto per punto così eviterai altre decine di email di ulteriori richieste alle quali non hai risposto.
- comprendere tutti! Se chi ti scrive ha messo in copia conoscenza altre persone, è perché anche queste devono essere informate di quello che sta succedendo. Se tu rispondi solo al mittente le tagli fuori e magari non era quello che intendeva il mittente. In ogni caso valuta tu perché se l’email che ti viene inviata è una semplice comunicazione (es. cambio ragione sociale, domani siamo chiusi, non ci vanno i telefoni) dove, per errore, sono state incluse anche altre persone che non conosci, in questo caso non dei rispondere a tutti.
- essere corretta grammaticalmente. Evita errori imbarazzanti che, magari, nessuno ti farà notare ma che tutti noteranno.
- essere riletta attentamente. Sia per evitare errori e sia per evitare di esprimere concetti che non sono adatti al contesto.
- contenere informazioni non confidenziali. Evita, a seconda delle persone con cui parli, di includere informazioni confidenziali che magari non interessano oppure non sono di pertinenza di chi leggerà l’email.
Approfondimenti
- cosa è e come funziona la PEC
- sapere se un’email è stata letta
- indirizzo noreply
- come scrivere un’email
