Rispondere alle email sì o no?

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Può sembrare una domanda inutile ma poiché la comunicazione scritta è diversa da quella orale, rispondere alle email sì o no è una domanda importante.

A differenza di un po’ di anni fa, oggi riceviamo decine, se non centinaia di mail, soprattutto per lavoro e rispondere a tutte diventa, scusa il gioco di parole, un lavoro. Così spesso non si risponde a qualche email per la quale non si ritiene necessaria una risposta, e questo può ingenerare dei problemi.

Prima di tutto una precisazione.

Come saprai se leggi il blog da tempo, non è possibile dare per scontato che l’email che tu mandi arrivi al destinatario e che quindi questo la possa vedere e leggere. Esiste la ricevuta di ritorno ma non è uno standard e funziona solo su Outlook di Windows, oltretutto il destinatario la può disabilitare, quindi è meglio non usarla.

Sai bene anche che se vuoi essere certo al 100% che un’email arrivi al destinatario, attualmente l’unica possibilità è la PEC.

Esistono altri sistemi per sapere se un’email è stata letta, ma nessuno di questi è affidabile come una risposta.

Se è un’email importante, un cenno di ricezione è sempre gradito, così il mittente può essere sicuro che tu abbia letto l’email o viceversa perché una risposta indica non solo che l’email è stata letta ma anche che il suo contenuto è stato inteso perfettamente, o almeno si spera.

Ovviamente sto parlando di email con corrispondenti a cui ti interessa dare un cenno della ricezione, come colleghi di lavoro, clienti o fornitori.

Ci sono però tre casi in cui non è necessario rispondere:

  1. Email di scocciatori che ti inviano messaggi non richiesti o altre email fastidiose. Queste le puoi bellamente ignorare anzi, lo devi fare altrimenti dall’altra parte pensano che tu sia interessato e non ti mollano più.
  2. Email che ti confermano semplicemente qualcosa. Hai preso appuntamento dal dentista e questo ti invia un’email per ricordarti dell’appuntamento
  3. Email automatiche di risposta che, normalmente, arrivano da un indirizzo noreply. Qui proprio è inutile rispondere perché ti tornerebbe indietro un messaggio di errore.

Quindi, alla fine, se mi chiedi se devi rispondere alle email, la mia risposta è sempre sì, o almeno è quello che faccio sempre proprio per confermare al mittente la ricezione di quello che mi ha mandato e ti consiglio di fare lo stesso sempre.

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