Rispondere alle email sì o no?

Tempo di lettura: 3 minuti

Può sembrare una domanda inutile ma poiché la comunicazione scritta è diversa da quella orale, rispondere alle email sì o no è una domanda importante.

A differenza di un po’ di anni fa, oggi riceviamo decine, se non centinaia di mail, soprattutto per lavoro e rispondere a tutte diventa, scusa il gioco di parole, un lavoro. Così spesso non si risponde a qualche email per la quale non si ritiene necessaria una risposta, e questo può ingenerare dei problemi.

Prima di tutto una precisazione.

Come saprai se leggi il blog da tempo, non è possibile dare per scontato che l’email che tu mandi arrivi al destinatario e che quindi questo la possa vedere e leggere. Esiste la ricevuta di ritorno ma non è uno standard e funziona solo su Outlook di Windows, oltretutto il destinatario la può disabilitare, quindi è meglio non usarla.

Sai bene anche che se vuoi essere certo al 100% che un’email arrivi al destinatario, attualmente l’unica possibilità è la PEC.

Esistono altri sistemi per sapere se un’email è stata letta, ma nessuno di questi è affidabile come una risposta.

Se è un’email importante, un cenno di ricezione è sempre gradito, così il mittente può essere sicuro che tu abbia letto l’email o viceversa perché una risposta indica non solo che l’email è stata letta ma anche che il suo contenuto è stato inteso perfettamente, o almeno si spera.

Ovviamente sto parlando di email con corrispondenti a cui ti interessa dare un cenno della ricezione, come colleghi di lavoro, clienti o fornitori.

Ci sono però tre casi in cui non è necessario rispondere:

  1. Email di scocciatori che ti inviano messaggi non richiesti o altre email fastidiose. Queste le puoi bellamente ignorare anzi, lo devi fare altrimenti dall’altra parte pensano che tu sia interessato e non ti mollano più.
  2. Email che ti confermano semplicemente qualcosa. Hai preso appuntamento dal dentista e questo ti invia un’email per ricordarti dell’appuntamento
  3. Email automatiche di risposta che, normalmente, arrivano da un indirizzo noreply. Qui proprio è inutile rispondere perché ti tornerebbe indietro un messaggio di errore.

Quindi, alla fine, se mi chiedi se devi rispondere alle email, la mia risposta è sempre sì, o almeno è quello che faccio sempre proprio per confermare al mittente la ricezione di quello che mi ha mandato e ti consiglio di fare lo stesso sempre.

Come rispondere alle email

Il tono di risposta deve essere commisurato all’interlocutore chiaramente ma questo non è necessario che te lo spieghi io.

Secondo me la risposta deve

  1. essere confirmatoria. Conferma sempre che hai ricevuto l’email e che agirai di conseguenza, così ti eviti altre richieste per capire se è tutto chiaro.
  2. essere esaustiva. Se ti vengono fatte delle domande, rispondi punto per punto così eviterai altre decine di email di ulteriori richieste alle quali non hai risposto.
  3. comprendere tutti! Se chi ti scrive ha messo in copia conoscenza altre persone, è perché anche queste devono essere informate di quello che sta succedendo. Se tu rispondi solo al mittente le tagli fuori e magari non era quello che intendeva il mittente. In ogni caso valuta tu perché se l’email che ti viene inviata è una semplice comunicazione (es. cambio ragione sociale, domani siamo chiusi, non ci vanno i telefoni) dove, per errore, sono state incluse anche altre persone che non conosci, in questo caso non dei rispondere a tutti.
  4. essere corretta grammaticalmente. Evita errori imbarazzanti che, magari, nessuno ti farà notare ma che tutti noteranno.
  5. essere riletta attentamente. Sia per evitare errori e sia per evitare di esprimere concetti che non sono adatti al contesto.
  6. contenere informazioni non confidenziali. Evita, a seconda delle persone con cui parli, di includere informazioni confidenziali che magari non interessano oppure non sono di pertinenza di chi leggerà l’email.

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Rispondere alle email sì o no? Può sembrare una domanda inutile ma poiché la comunicazione scritta è diversa da quella orale, rispondere alle email sì o no è una domanda importante. A differenza di un po’ di anni fa, oggi riceviamo decine, se non centinaia di mail, soprattutto per lavoro e rispondere a tutte diventa, scusa il gioco di parole, un lavoro. Così spesso non si risponde a qualche email per la quale non si ritiene necessaria una risposta, e questo può ingenerare dei problemi. Prima di tutto una precisazione. Come saprai se leggi il blog da tempo, non è possibile dare per scontato che l’email
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