Come cancellare le email in modo definitivo è una domanda non così frequente ma che può avere più risposte.
Occorre prima di tutto capire quale è lo scopo finale e soprattutto come le email sono archiviate e dove per potere procedere sicuri del risultato.
Cancellare email è una procedura che tutti fanno più volte al giorno. Arriva un’email indesiderata e la si cancella.
Questa cancellazione di solito mette l’email in un cestino che poi occorrerà svuotare per eliminarla in modo definitivo, ma come essere sicuri che l’email non sia anche da qualche altra parte?
Vediamo i vari casi.
Connessione in POP3
Il tuo client di posta si collega al server POP3, scarica le email in locale sul tuo computer e le cancella (di solito) dal server a seconda di come è impostato.
- Se le cancella dal server, una volta che tu hai cancellato l’email dal tuo client di posta elettronica e hai svuotato il cestino, quella specifica email è sparita. Non è più sul server e non è più sul tuo computer.
- Se invece non le cancella dal server o le cancella dopo un certo periodo, allora dovresti eliminarla dal tuo client di posta e poi entrare in webmail ed eliminarla fisicamente anche dal server.
In Outlook per Windows e anche per MacOS c’è una specifica opzione “Lascia una copia dei messaggi sul server” che quando scarica la posta in POP3 non la cancella dal server. Se il tuo Outlook è settato in questo modo allora sai che una copia delle tue email sarà anche sul server.
Ecco alcuni esempi di configurazioni di client di posta elettronica.
Connessione in IMAP
La connessione IMAP invece ti mostra nel tuo client di posta quello che c’è sul server e, magari, ne scarica una copia in locale per permetterti di lavorare quando sei offline, ma normalmente non scarica nulla e si limita a farti vedere le email sul server.
In questo modo, quando tu cancelli un’email la cancelli anche dal server automaticamente e quando svuoti il cestino l’email è sparita del tutto.
Connessione in webmail
In webmail tu ti colleghi col tuo browser direttamente sul server e vedi le email che sono presenti. Cancellando un’email la cancelli dal server – come succede in IMAP – quindi l’email sparisce una volta che avrai svuotato il cestino.
Ricorda sempre di vuotare il cestino altrimenti la tua email sarà sempre recuperabile in qualche modo.
Tutti i servizi online come Gmail, Yahoo, Yandex o Outlook permettono sia di consultare la posta tramite webmail che con un client di posta che, a sua volta, può essere configurato per accedere alla casella in POP3 o in IMAP.
Ricorda comunque che una copia della tua email l’avrà anche il destinatario a cui l’hai mandata, quindi anche se tu la cancelli in modo definitivo, comunque una copia identica sarà sempre in circolazione. Questo vanifica, in un certo qual modo, tutte le attività che puoi mettere in atto per cancellare le email in modo definitivo, ma dipende anche dallo scopo di questa cancellazione.
Questo è il limite intrinseco delle email. Essendo un mezzo di comunicazione, si presume che tu quello che hai scritto lo abbia mandato a qualcuno e questo qualcuno avrà una copia esatta della tua email.
