Come archiviare le email

Come archiviare le email è magari un problema che non ti sei posto perché le attuali capacità di Gmail o Outlook.it o Yahoo Mail ti sono più che sufficienti.

C’è da dire che per un uso normale queste capacità sono più che sufficienti considerando che Yahoo Mail arriva a darti fino ad 1Tb (1000Gb) di capacità, spazio che è quasi impossibile riempire in un’intera vita di corrispondenza email, e Outlook.it da, in teoria, spazio illimitato.

Altri servizi però hanno dei limiti. Gmail ti da 15Gb mentre altri servizi di posta magari associati al tuo dominio personale, ti danno ancora meno spazio incluso nel prezzo e, se vuoi aumentarlo, devi pagare di più.

Perché è necessario archiviare le mail?

Supponiamo che tu sia arrivato al punto dove lo spazio occupato sul tuo computer da tutte le email è diventato troppo e questo rallenta la tua operatività.

In effetti è raro che ti interessi un’email mandata o ricevuta 10 anni fa; certo può succedere di doverla consultare ma è un’operazione che non si fa sicuramente tutti i giorni anzi, se ci fai caso, probabilmente non ti è mai successo.

A meno che tu non faccia un lavoro particolare dove un progetto o una commessa hanno durata pluriennale, allora può essere che tu abbia una necessità del genere. In questo specifico caso però probabilmente hai già un tuo sistema di gestione della posta e dei relativi allegati per evitare do dovere gestire una casella di posta gigantesca.

Se invece la cosa non ti da alcun problema non hai l’obbligo di archiviare nulla. Quello che ti sto spiegando è strettamente legato al quantitativo di email che tu spedisci o ricevi ogni giorno e anche alle dimensioni degli allegati che invii o ricevi.

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Come si fa allora ad archiviare le email?

Dipende dal client di posta elettronica che utilizzi. Parlo di client di posta perché se usi solo la webmail allora non serve archiviarla, dato che la terrai tutta sul server di chi ti fornisce la casella di posta, almeno finché non arriverai al limite di capienza della casella che ti viene fornita.

La soluzione migliore se usi Outlook, il software che fa parte della suite Microsoft Office, oppure Thunderbird o Windows Live Mail, è sicuramente Mailstore Home, un software gratuito per Windows realizzato da un’azienda che sviluppa l’omonima soluzione, a pagamento, per i principali server di posta elettronica.

mailstore home
mailstore home

Ci sono solo due limitazioni se proprio vogliamo chiamarle così.

La prima è che questo software gira solo su Windows e quindi se usi Macintosh non ne puoi beneficiare a meno che non usi un virtualizzatore come Fusion o Paralles o VirtualBox ma non è il caso.

La seconda è che è in inglese, problema solo se non conosci la lingua ma te lo dico prima che ti precipiti a scaricarlo.

Lo scopo è quello di alleggerire la tua casella di posta archiviando tutte le email vecchie e rendendo così molto più veloce la ricerca – settore dove Outlook è veramente scadente – e minimizzando i problemi che possono nascere dalla gestione di archivi con decine o centinaia di migliaia di email.

I client di posta elettronica attuale possono gestire senza problemi centinaia di migliaia di email ma se le tue email sono particolarmente pesanti – per esempio perché mandi e ricevi allegati pesanti – allora l’archiviazione potrebbe essere utile per non appesantire in modo eccessivo il computer o il tuo server di posta.

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I software di archiviazione email per MacOS sono

e li segnalo solo per darti un’idea di quello che c’è sul mercato ma non li ho provati personalmente quindi non ti so dire quale sia meglio.

Ritengo infatti che non sia necessaria un’archiviazione a livello personale mentre può essere invece necessaria a livello aziendale per limitare lo spazio occupato da ciascuna casella, alleggerire il server di posta e rendere meno pesante la gestione del tutto.

Archiviare email con Apple Mail

Apple Mail, il client di posta incluso in ogni versione del sistema operativo, ha una funzione di archiviazione della posta però sostanzialmente crea una cartella Archivio e sposta le email archiviate dentro in quella cartella. Questo non libera spazio sul tuo computer ma rende solo meno affollata la tua casella della posta in entrata.

  1. seleziona il o i messaggi che vuoi archiviare oppure anche le intere conversazioni con tutti i messaggi collegati
  2. fai clic sul pulsante Archivia nella barra degli strumenti di Mail oppure usa la Touch Bar.
  3. Mail crea una casella Archivio nella barra laterale per ciascun account di cui archivi i messaggi e sposta i messaggi che hai selezionato in questa casella Archivio. Per visualizzarli di nuovo basta che fai clic sulla casella.

Se qualcuno conosce altri software o sistemi validi per archiviare le email non manchi di segnalarlo nei commenti qui sotto.

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