Come spedire una cartella via email

Come mandare una cartella via email è una domanda che mi è stata fatta tempo fa e la risposta è molto semplice.

Cos’è una cartella

Una cartella, in termini informatici, è una sorta di raccoglitore di altri elementi. Può contenere files, documenti, applicazioni oppure altre cartelle che, a loro volta. contengono altri elementi.

In termini prettamente informatici e in inglese si chiama anche directory e il termine italiano è stato mutuato dalle cartellette o raccoglitori che esistono nel mondo fisico e che hanno appunto lo scopo di raccogliere documenti che devono stare assieme per questioni di organizzazione.

Se devi spedire a qualcuno una cartella piena di documenti non puoi semplicemente prenderla e trascinarla nella finestra del testo che stai scrivendo, soprattutto se questa contiene altre cartelle. Tutti i files verranno spediti ma singolarmente e la gerarchia che tu hai costruito non verrà preservata. Il destinatario si vedrà arrivare una caterva di files senza alcuna organizzazione e non capirà nulla.

Mi è successo tempo fa dove una cliente doveva mandarmi delle immagini di prodotti con una descrizione. Aveva creato una cartella con dentro altre cartelle. Ognuna di queste era un prodotto e conteneva delle immagini e un testo descrittivo. Questa organizzazione era perfetta sul suo computer ma io ho ricevuto tutti i files separati, molti avevano anche lo stesso nome e quindi salvandoli li ho sostituiti per errore. Alla fine non avevo più un minimo di organizzazione e decine e decine di files mescolati che non servivano a nulla.

Quindi la risposta è che non puoi mandare una cartella direttamente via email ma devi prima comprimerla.

Cos’è la compressione

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La compressione in termini informatici consiste nell’utilizzo di un software particolare per “comprimere” uno o più files. Gli scopi della compressione sono sostanzialmente due

  1. ridurre le dimensioni di un file
  2. raggruppare più files o cartelle in un unico file

Per quanto riguarda il punto 1, la compressione riduce le dimensioni di un file anche di parecchio, ma il risultato dipende dal tipo di file che comprimi. Se si tratta di un documento di testo – un file di Word o Excel per esempio, allora la compressione fa miracoli, ma se si tratta di un’immagine in formato jpg o png oppure di u filmato, la compressione non serve quasi a nulla.

Nel nostro caso però la compressione serve per raggruppare più cartelle o documenti in modo che diventino uno solo.

Comprimere più documenti o cartelle con MacOS

Comprimere più documenti o cartelle con MacOS è semplicissimo perché la funzione è già integrata nel sistema operativo. Ecco come procedere:

  1. raccogli tutti gli elementi che devi spedire – documenti e altre cartelle – in una sola cartella
  2. seleziona la cartella dove tieni tutto quello che devi spedire
  3. apri il menu contestuale premendo il tasto destro del mouse o tenendo premuto il tasto ctrl mentre fai clic sulla cartella
  4. seleziona Comprimi [nome della cartella]
  5. Ti troverai un file che si chiamerà come il nome della cartella con il suffisso .zip che potrai agevolmente spedire via email sicuro che il destinatario lo riceverà senza problemi e conservando la struttura che avevi creato tu.
comprimi cartella per invio tramite email
comprimi cartella per invio tramite email

Comprimere più documenti o cartelle con Windows

Anche con Windows la compressione è semplice perché la funzionalità è a livello del sistema operativo. Ovviamente parlo di Windows 10. Procedi in questo modo:

  1. raccogli tutti gli elementi che devi spedire – documenti e altre cartelle – in una sola cartella
  2. seleziona la cartella dove tieni tutto quello che devi spedire
  3. apri il menu contestuale premendo il tasto destro del mouse e facendo clic sulla cartella
  4. seleziona Invia a -> Cartella compressa
  5. Ti troverai un file che si chiamerà come il nome della cartella con il suffisso .zip che potrai agevolmente spedire via email sicuro che il destinatario lo riceverà senza problemi e conservando la struttura che avevi creato tu.
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comprimere files con windows

Per inciso specifico che i menu di MacOS e di Windows potrebbero non essere identici a quello che vedi tu perché sicuramente io ho installato software differenti, ma le funzioni che ho elencato ci sono comunque di sicuro perché non dipendono da software esterni ma dal sistema operativo.

Una volta che avrai ottenuto il tuo file .zip potrai allegarlo a un’email e spedirlo al destinatario ma fai attenzione che non sia superiore ai 10 o 15Mb perché altrimenti potresti avere problemi tu a spedirlo oppure il destinatario a riceverlo.

Se è più grosso prendi in considerazione l’idea di usare uno dei tanti sistemi per inviare grossi files di cui ho parlato sul blog.

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