Come si usa la Posta Elettronica Certificata

C’è ancora parecchia confusione sul corretto uso della PEC quindi oggi vediamo come si usa la Posta Elettronica Certificata.

La Posta Elettronica Certificata o PEC, per semplificare, è un fenomeno tutto italiano nel senso che non ha eguali al mondo. Solo in Italia si usa e ha lo scopo di sostituire la classica raccomandata con ricevuta di ritorno, quindi ha valore legale come una raccomandata.

Sostanzialmente c’è una cosa fondamentale da sapere e che molti ignorano.

Una PEC ha valore legale solo ed esclusivamente se viene inviata da una casella PEC a un’altra casella PEC.

Una PEC NON ha valore legale se viene inviata da una casella normale a una casella PEC o da una casella PEC a una casella normale.

Questo è fondamentale saperlo perché ancora oggi c’è chi chiede di inviare alcune tipologie di email a una casella PEC, senza però specificare che l’email deve provenire dalla casella PEC del mittente o, ancora, c’è gente che invia un’email da una casella PEC a una casella normale, “così stiamo tranquilli” pensando di avere fatto la cosa giusta.

Niente di più sbagliato.

Per il resto, una casella PEC si usa nello stesso identico modo di una casella normale, solo che consiglio di usarla sempre in webmail, cioè collegandosi al sito specifico di chi ti ha dato la PEC, perché, per alcune sue peculiarità tecniche, spesso e volentieri crea qualche problema usarla all’interno dei classici client di posta elettronica come Outlook o Mail.

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La PEC è nata per semplificare, e rendere meno costoso per la pubblica amministrazione, scrivere alle aziende o ai singoli cittadini.

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È fondamentalmente la versione elettronica della classica raccomandata con ricevuta di ritorno che, come sai di sicuro, ha valore legale, a differenza della posta elettronica standard che non ne ha.

L’idea, di per sé, non è malvagia perché, se devi spedire una raccomandata, invece che recarti in posta, sorbirti spesso code interminabili, pagare e spedire la tua raccomandata, puoi fare tutto gratuitamente dalla tua casella PEC, senza muoverti da casa o dall’ufficio e, soprattutto, senza spendere altri soldi oltre al costo annuale, invero bassissimo, della casella PEC.

Una casella PEC non ti può essere data da chiunque, come Gmail o Yahoo ad esempio, perché in Italia esistono dei gestori autorizzati all’emissione o alla certifica di un dominio.

L’elenco pubblico dei gestori PEC lo puoi trovare sul sito del Governo:

https://www.agid.gov.it/it/piattaforme/posta-elettronica-certificata/elenco-gestori-pec

Cosa certifica la PEC

Similmente a una raccomandata, il gestore della PEC certifica che il messaggio:

  1. È stato spedito (con data e ora certe)
  2. È stato consegnato (con data e ora certe) 3 – Non è stato alterato

e, come vedi, c’è in più, rispetto alla raccomandata, anche l’ora di spedi- zione che, in molti casi, può essere determinante.

Inoltre il gestore certifica che quello che tu hai scritto, compresi eventuali allegati, sono arrivati al destinatario intatti, senza che nessuno abbia potuto modificare i contenuti all’insaputa del mittente.

La certificazione è sostanzialmente una ricevuta (che viene rilasciata dal gestore sotto forma di messaggio che arriva alla tua casella PEC) che il messaggio è stato da lui accettato perché corretto, e che è stato consegnato al destinatario. Questa rappresenta una prova legale opponibile a terzi in caso di una qualsiasi contestazione.

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La PEC è opponibile a terzi

Con la PEC, a differenza della posta elettronica tradizionale, questa prova c’è ed è opponibile a terzi; terzi che potranno anche obiettare che non hanno letto l’email, e questi sono problemi loro, ma non potranno mai affermare di non averla ricevuta, perché tu hai la prova legale di averla spedita.

Al di là delle comunicazioni con la pubblica amministrazione, o dove ti sia richiesta una raccomandata, se hai l’esigenza della certezza della ricezione di un’email anche nei confronti di un tuo cliente o fornitore, puoi utilizzare una casella PEC così non avrai più dubbi di questo genere.

Obbligo di avere la PEC

Tutte le aziende e le Partite Iva hanno l’obbligo di avere una casella PEC che deve essere comunicata alla pubblica amministrazione, ed esiste un sito del Governo

http://www.inipec.gov.it/cerca-pec

dove puoi trovare, inserendo alcuni dati, l’indirizzo PEC di una determinata azienda o di un libero professionista. Per i privati non c’è tale obbligo.

Ricorda che molti, al fine di renderti la vita più difficile, ti chiedono una raccomandata classica in caso di contestazione o per il recesso da un contratto, e non menzionano neppure la PEC, ma siccome è loro dovere averla ed è tuo diritto chiederla, ti conviene, dovessi averne bisogno, chiederla e usarla proprio per risparmiare tempo e soldi in tutte le comunicazioni che devono avere valore legale.

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