Come si scrive una mail è una domanda non frequentissima ma che merita una risposta come si deve, perché non è così scontata.
Come scrivere un’email
Ogni email ha tre elementi che sono assolutamente fondamentali e senza i quali la tua email non ha significato.
- l’indirizzo mail del destinatario
- l’oggetto
- il corpo dell’email
- L’indirizzo email del destinatario è fondamentale, altrimenti la tua email non potrà essere spedita.
- L’oggetto è il titolo dell’email.
- Il corpo è il contenuto dell’email.
Consigli per scrivere una mail
- l’oggetto del messaggio deve essere chiaro, preciso e deve dare già l’idea del contenuto dell’email
- lo stile, formale o informale, dipende dal rapporto che hai con il destinatario oppure, se rispondi a un’email che ti è arrivata, usa lo stesso tono che il mittente ha usato nei tuoi confronti
- una firma non è necessaria ma potrebbe esserlo nel caso in cui tu utilizzi un indirizzo mail non esplicativo (es. [email protected]). In questo caso il tuo nome e cognome sono utili per fare capire al destinatario con chi ha a che fare.
- non scrivere un romanzo. Nessuno starà troppo tempo a leggere tutto quello che hai scritto. Se devi mandare un testo
- fai attenzione all’ortografia e alla grammatica. Ormai sia i computer che i telefoni hanno il controllo della grammatica quindi fai attenzione a quello che scrivi e a come lo scrivi per evitare possibili figure
- fai anche attenzione allo stile dei caratteri. Non usare colori e sfondi e usa con parsimonia il grassetto o il corsivo per evitare che il tuo testo diventi illeggibile.
- scrivi i concetti più importanti all’inizio del corpo del testo dell’email per fare in modo che vengano letti
- non scrivere tutto di seguito ma usa più paragrafi, possibilmente corti, e vai a capo per fare in modo che sia più piacevole leggerti e che il tuo interlocutore sia invogliato a farlo
- attenzione alle dimensioni degli allegati per evitare che il tuo messaggio non parta o sia respinto oppure che il destinatario ci possa mettere troppo tempo a scaricarlo
- attenzione anche alla tipologia degli allegati perché se mandi, per esempio, un documento di Excel e il tuo destinatario non ha Excel, sarà impossibilitato a leggerlo
- fai sempre un controllo totale prima di mandare l’email per sincerarti di non avere scritto strafalcioni
- attenzione alla privacy. Se devi mandare un’email a più interlocutori, fai in modo di usare il campo CCN (copia Conoscenza Nascosta) per non fare vedere a tutti gli indirizzi email delle persone a cui hai inviato l’email
- non essere impulsivo e non rispondere di getto. Pensa bene a quello che scrivi e a come lo scrivi. Ricorda sempre che un’email rimane e non puoi dire successivamente che non sei stato tu o intendevi qualcosa di diverso
- non inserire mai nelle email che invii i tuoi dati personali o dati che non devono assolutamente essere divulgati.
- se usi computer pubblici per inviare un’email, ricordati di fare il logout e uscire dal tuo account quando hai terminato
