Spedire email a più destinatari con Gmail può essere banale ma, se ripetitivo, ti spiego come risparmiare un sacco di tempo.
Spedire email a più destinatari con Gmail una sola volta
È la cosa più semplice del mondo.
- vai su Gmail
- crei un nuovo messaggio
- clicchi su Cc un alto a destra nella finestra che si è aperta
- nel campo CC (Copia Conoscenza) inserisci le email di tutti coloro ai quali vuoi scrivere oltre al destinatario principale.
Questo va bene se lo devi fare una volta sola.
Ma supponiamo che i destinatari siano 10 e che tu non ti ricordi le email di tutti a memoria, oppure che i destinatari siano anche 5 però che tu debba inviare email a tutti ripetutamente.
La cosa diventa fastidiosa e lunga a meno che tu non segui questo trucco.
Spedire email a più destinatari con Gmail ripetutamente
Questo trucco prevede di utilizzare Google Contact per creare un nuovo gruppo composto dalle persone alle quali intendi scrivere ripetitivamente. Creando un gruppo tu invierai l’email a quello specifico gruppo e l’email verrà inoltrata automaticamente a tutte le persone che ne fanno parte.
Come prima cosa vai su Google Contacts dove hai tutti i tuoi contatti e seleziona tutti i contatti che vuoi includere nel gruppo come vedi nell’immagine.
Quando li hai selezionati tutti clicca sopra dove c’è l’icona dell’etichetta
e crea una nuova etichetta a cui darai un nome identificativo del gruppo per ricordartelo.
Il tuo gruppo di destinatari è creato. A questo punto quando vorrai scrivere a tutti sarà sufficiente creare una nuova email in Gmail e nel campo del destinatario scrivere il nome del gruppo
e Gmail automaticamente lo troverà e te lo proporrà per poterlo inserire.
In questo modo non dovrai inserire tutti i destinatari con il rischio di non ricordare o sbagliare l’email e la procedura sarà estremamente semplice e veloce, soprattutto se i destinatari sono tanti.
Tornando in Google Contacts, sotto Etichette vedrai l’etichetta relativa al gruppo che hai appena creato e potrai aggiungere o rimuovere le persone oppure cancellare del tutto il gruppo creato.
Quanti destinatari email puoi usare?
Nonostante Google non ti dia limiti nella creazione del gruppo, non andare mai oltre i 30 o 40 destinatari al massimo perché poi rischi che Gmail ti scambi per uno spammer e ti dia qualche limitazione.
Questo non vale solo per Gmail ma in generale per tutti i client di posta elettronica o le webmail. Il numero di destinatari non è sempre specificato anzi, quasi mai in realtà, però c’è e il rischio di vedersi finire le proprie email nello spam è reale, quindi non esagerare.
Google Gruppi e Gruppi Gmail
Sono due cose sostanzialmente differenti.
Google Gruppi serve a creare gruppi di discussione dove più persone, anche senza indirizzo Gmail, possono partecipare e scrivere a tutto il gruppo. È sostanzialmente una mailing list dove chiunque può scrivere e le cui email vengono ricevute da tutti i partecipanti al gruppo.
Può essere interessante da utilizzare per esempio se tu partecipi a un progetto dove ci sono parecchie persone, anche centinaia, e dove ovviamente sarebbe impossibile mandare singole email a tutti. Vi sarà un indirizzo email del gruppo e chiunque – facente parte del gruppo o meno a seconda di come il gruppo è impostato – potrà scrivere a quell’indirizzo per vedere recapitata la sua email a tutti i partecipanti.
I gruppi Gmail sono completamente differenti perché sono dei piccoli gruppi di persone a cui ti puoi scrivere senza dovere digitare manualmente gli indirizzi di tutti i partecipanti. È quindi una comodità per te perché solo tu li potrai utilizzare.
Note importanti su spedire email a più destinatari con Gmail
Se hai più di un account Gmail e crei il gruppo in un account, potrai usarlo solo in quell’account.
Supponi che tu abbia [email protected] e [email protected]. Se tu crei il gruppo su [email protected] potrai usarlo solo su questo account e non sull’altro.
Sicuramente avrai tutti i tuoi contatti in uno dei due, quindi crea il gruppo in quello dove li hai tutti.
Ricorda di non includere nel gruppo più di 30 o 40 indirizzi email.
Solo tu potrai scrivere a questo gruppo e nessun altro. Non esisterà quindi un indirizzo email specifico del gruppo ma solo un nome che solo tu potrai usare per tua comodità.
