Un server di posta elettronica aziendale è una macchina interna all’azienda che si occupa della gestione di tutta la posta elettronica.
Cos’è un server di posta elettronica
Un server di posta elettronica si occupa di gestire tutta la posta elettronica in ingresso e in uscita di un’azienda. Siccome i costi ormai sono minimi, non pensare che sia necessario essere una mega azienda per potere avere un server di posta interno.
Nel corso del tempo ne ho consigliati e fatti installare decine e decine e sempre con ottima soddisfazione dei clienti perché in effetti i benefici sono parecchi.
Se però sei uno di quelli che preferiscono avere tutta l’infrastruttura nel cloud per motivi logistici, filosofici e di costi, allora questo articolo non fa per te perché prevede che tu installi un server all’interno della tua azienda.
Perché un server interno aziendale
Per una questione di gestione e controllo ma le variabili sono tante e non esiste una risposta univoca per tutti. Va visto caso per caso e deciso come procedere dopo avere preso in considerazione tutti i fattori.
Normalmente quello che la gente fa è di acquistare un dominio, creare delle caselle e darle in uso ai dipendenti e collaboratori. Ognuno userà il proprio computer, configurerà la sua casella e la userà.
Però ogni casella avrà dei limiti di spazio e non sarà possibile gestirle tutte assieme da un unico pannello di controllo, soprattutto se poi le caselle sono disomogenee e non sotto un unico dominio.
Il server di posta elettronica interno può essere
- primario – nel caso in cui questo server riceva direttamente le email mandate alle caselle sul dominio che gestisce.
- secondario – nel caso in cui le caselle siano ospitate esternamente presso qualche provider e il server si limiti a interrogarle in continuazione e scaricare le email cancellandole dal server del provider.
Nel caso del server primario occorre avere una linea assolutamente affidabile perché se la linea mancasse non potresti ricevere alcuna email e tutte tornerebbero indietro con un errore.
Nel caso del secondario, che preferisco a meno che tu non debba gestire 500 caselle email o più, se anche la tua linea non dovesse funzionare o il server dovesse rompersi, tu continuerai a ricevere la posta sul server del provider dove hai il tuo dominio.
Vantaggi un server interno aziendale
I vantaggi di avere un server di posta elettronica interno sono
- spazio illimitato o, meglio, limitato solo dal disco del server quindi pressoché illimitato
- completo controllo su tutto quello che succede con un log accessibile che dice cosa sta succedendo in caso di problemi
- configurazione completa che dipende solo da te e non da quello che ti permette di fare il provider che utilizzi
I costi delle caselle email esterne
In sostanza se tu prendi 10 caselle su Register, per esempio, ognuna di queste avrà una capacità specifica che potrai aumentare fino a un certo limite (10Gb nel caso di Register) ma oltre la quale non potrai andare.
E avere un certo numero di caselle, 20 o 30 o 50 o anche di più, su Register o Aruba con capacità notevoli, comincia a essere un costo non da poco.
Poi c’è GSuite di Google che ti da tutte le caselle che vuoi con 25Gb di spazio ma paghi dai 40 ai 70 euro a casella all’anno a seconda della configurazione.
Se la tua azienda gestisce 100 caselle di posta, spenderai una cifra dai 4000 ai 7000 euro/anno per la posta.
Poco? Tanto? Dipende da te.
Considerazioni finali
Se si superano le 40 caselle secondo me diventa interessantissimo il discorso del server interno all’azienda perché spendi una frazione di quella cifra, hai tutto al tuo interno, non hai alcun limite di capacità e hai anche accesso a tutti i log di ricezione e spedizione per dirimere qualsiasi controversia.
E come server non hai bisogno di nulla di esagerato anzi, con una cifra di poco superiore ai 1000 euro hai un server performante con tutto lo spazio che vuoi.
Chiaramente deve essere configurato a regola d’arte perché altrimenti sono più i problemi che ti crea che quelli che ti risolve.
Deve essere una macchina Linux e non Windows sicuramente, e deve avere spazio su disco sufficiente ora e anche per l’immediato futuro. A livello di manutenzione non richiede nulla di particolare ma veramente ti risolve un sacco di problemi.
E te lo dico dopo avere installato decine di questi server da 2 a 600 caselle di posta gestite che funzionano alla perfezione.
