Come organizzare le email

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Chiunque lavori riceve parecchie email al giorno ed è per questo che diventa importante trovare un modo per organizzare le email che si mandano e ricevono.

Non ti spiegherò come organizzare le email in cartelle perché presumibilmente lo stai già facendo, quindi do per scontato che sappia come procedere in questo senso.

Voglio spiegarti invece un trucco che può essere utile per tenere traccia più facilmente delle email che tu scrivi e spedisci; siccome comporta una modifica nell’oggetto delle email, è una cosa che si può applicare solo a quelle che invii tu, oppure a quelle che ricevi e a cui rispondi.

Come organizzare le proprie email con un identificativo

Il trucco è semplice e consiste nell’inserire, all’inizio dell’oggetto dell’email, una o più parole che identifichino di cosa si sta parlando tra parentesi quadre.

Supponi che tu debba dialogare con uno o più dei tuoi corrispondenti su come organizzare una fiera per la tua azienda e supponiamo che questa sia la Fiera del Mobile di Milano 2017. La cosa più semplice da fare è inviare l’email inserendolo nell’oggetto

[Identificativo dell’email] – Oggetto dell’email

che diventa

[Fiera del Mobile di Milano 2017] – Organizzazione stand

o anche, per farlo risaltare meglio

[FIERA DEL MOBILE DI MILANO 2017] – Organizzazione stand

In questo modo ti sarà più semplice trovare tutte le email che riguardano questo evento perché ogni email, pur avendo un oggetto differente, avrà sempre lo stesso identificativo e potrai creare una regola nel tuo client di posta elettronica, per raccogliere tutte le email con lo stesso identificativo in un’unica cartella.

Vero che è fastidioso riscriverlo ogni volta, anche perché potresti commettere qualche errore, però è altrettanto vero che basta fare un copia e incolla da un’email precedente.

Leggi anche  Cosa significa Relaying Denied

Altri esempi potrebbero essere il nome di un prodotto di cui stai parlando, di un progetto, di una vacanza o un viaggio e via di seguito.

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