Chiunque lavori riceve parecchie email al giorno ed è per questo che diventa importante sapere come organizzare le email che si mandano e ricevono.
Non ti spiegherò come organizzare le email in cartelle perché presumibilmente lo stai già facendo, quindi do per scontato che sappia come procedere in questo senso.
Voglio spiegarti invece un trucco che può essere utile per tenere traccia più facilmente delle email che tu scrivi e spedisci; siccome comporta una modifica nell’oggetto delle email, è una cosa che si può applicare solo a quelle che invii tu, oppure a quelle che ricevi e a cui rispondi.
Come organizzare le proprie email con un identificativo
Il trucco è semplice e consiste nell’inserire, all’inizio dell’oggetto dell’email, una o più parole che identifichino di cosa si sta parlando tra parentesi quadre.
Supponi che tu debba dialogare con uno o più dei tuoi corrispondenti su come organizzare una fiera per la tua azienda e supponiamo che questa sia la Fiera del Mobile di Milano 2017. La cosa più semplice da fare è inviare l’email inserendolo nell’oggetto
[Identificativo dell’email] – Oggetto dell’email
che diventa
[Fiera del Mobile di Milano 2017] – Organizzazione stand
o anche, per farlo risaltare meglio
[FIERA DEL MOBILE DI MILANO 2017] – Organizzazione stand
In questo modo ti sarà più semplice trovare tutte le email che riguardano questo evento perché ogni email, pur avendo un oggetto differente, avrà sempre lo stesso identificativo e potrai creare una regola nel tuo client di posta elettronica, per raccogliere tutte le email con lo stesso identificativo in un’unica cartella.
Vero che è fastidioso riscriverlo ogni volta, anche perché potresti commettere qualche errore, però è altrettanto vero che basta fare un copia e incolla da un’email precedente.
Altri esempi potrebbero essere il nome di un prodotto di cui stai parlando, di un progetto, di una vacanza o un viaggio e via di seguito.
Organizzare la posta in cartelle
Tieni presente una cosa importante.
Se l’organizzazione delle tue email in cartelle viene fatta utilizzando il client di posta elettronica che stai utilizzando – qualsiasi esso sia – nel caso in cui lo dovessi cambiare o il computer si rompa, dovrai fare tutto il lavoro da capo.
Questo perché l’organizzazione viene fatta non sul server di posta in arrivo ma in locale sul tuo computer; se questo si rompe o se decidi di cambiare software – per esempio per passare da Thunderbird a Outlook o viceversa – tutta l’organizzazione andrà perduta.
Questa cosa si evita usando un server di posta interno aziendale che permetta questa organizzazione. Se usi Gmail non puoi farlo perché Gmail lavora con le etichette e non con le cartelle, e tali etichette non sono riconosciute dai client di posta elettronica.
Diverso è il discorso per outlook.it che invece permette di creare sottocartelle e filtri per spostare in automatico la posta in arrivo in queste sottocartelle.
Anche Yahoo mail permette di creare e gestire le sottocartelle per l’organizzazione della posta
In questo modo, se tu crei le sottocartelle e crei dei filtri per fare in modo che la posta in arrivo venga smistata in queste sottocartelle, una volta che deciderai di usare un client di posta elettronica qualsiasi, ti troverai la tua organizzazione delle email già bella pronta senza dovere rifare nulla.
