In questo articolo ti svelerò 10 trucchi per scrivere email migliori per quanto riguarda l’ortografia e la grammatica, per evitare tutti quegli errori che moltissimi commettono e che provocano giudizi negativi su quello che hai scritto.
E vero che il contenuto è importante ma anche l’impatto è fondamentale e, se ci sono errori grossolani, chi legge potrebbe farsi un’idea sbagliata di te o di quello che stai proponendo, soprattutto se è una persona che non ti conosce o che approcci per la prima volta e desideri fare buona impressione.
Quindi vediamo in dettagli questi suggerimenti
1 – Dopo alcuni segni di interpunzione ci vuole lo spazio.
È questo l’errore più comune in assoluto perché molti non hanno idea delle spaziature dopo i segni di interpunzione e di come queste vadano usate.
Ci vuole lo spazio dopo:
- il punto ( . )
- la virgola ( , )
- il punto e virgola ( ; )
- i due punti ( : )
- il punto esclamativo ( ! )
- il punto interrogativo ( ? )
- i puntini di sospensione ( … )
- le parentesi (( ))
- le lineette (-)
Quindi una frase che preveda uno di questi segni vuole obbligatoriamente il punto dopo il segno altrimenti è un’errore.
Si scrive quindi
Stasera saremo: io, tu, Gianni e Alessio
e non
Stasera saremo:io,tu,Gianni e Alessio
e neppure
Stasera saremo : io , tu , Gianni e Alessio
2 – Non si scrive tutto in maiuscolo
Lo so, sembra una stupidata ma ancora in tanti, e sinceramente non so per quale motivo, scrivono tutto in maiuscolo. Scrivere in maiuscolo equivale a urlare o può servire per sottolineare fermamente un concetto o una parola, ma scrivere tutto completamente in maiuscolo è proprio sbagliato.
3 – Il testo va diviso in paragrafi
Se si deve scrivere un testo lungo non si può non andare mai a capo perché il lettore si trova davanti un blocco di testo che pare un mattone e non è che questo invogli a leggerlo.
Ogni paragrafo o ogni due paragrafi è bene andare a capo. Questo aumenta moltissimo la leggibilità del tutto e invoglia sicuramente a leggere la tua email.
4 – Usa il grassetto con accortezza
Usa il grassetto per evidenziare delle parti di testo ma non interi paragrafi. Va usato su frasi o parole singole e ovviamente non ne devi usare troppo perché devi richiamare l’interesse su poche e ben precise parti di testo, altrimenti perde di significato.
5 – Non usare colori assurdi
Non scrivere testo colorato perché non si usa. Il testo deve essere nero o grigio scuro o bianco o grigio chiaro se su sfondo scuro. Se crei un caleidoscopio di colori non attiri la gente ma la fai scappare.
6 – Usa gli strumenti per allineare il testo
In qualsiasi client email esistono le funzioni di formattazione del testo. Centrato, allineato a sinistra o a destra.
Se devi quindi scrivere un titolo centrato, usa lo strumento apposito e non gli spazi che provocano un terremoto nella formattazione del testo e lo rendono illeggibile.
7 – L’oggetto dell’email
L’oggetto dell’email è importante perché deve richiamare l’attenzione e invogliare le persone a leggere il resto del testo. L’oggetto deve essere esplicito, breve e conciso, scritto in minuscolo e deve richiamare il contenuto del testo dell’email. Cerca di essere creativo ma non esagerare perché altrimenti parrebbe un’email di spam.
8 – Il corpo dell’email
Siccome non stai scrivendo un romanzo e il tuo scopo è che il tuo interlocutore legga quello che scrivi, non essere troppo prolisso e non dilungarti troppo. Sii conciso ed esponi quello che ti interessa comunicare senza troppi giri di parole e senza dilungarti troppo.
9 – La sintassi e la grammatica
Sono assolutamente fondamentali, soprattutto se stai scrivendo un’email a una persona che non conosci. Se scrivi “ha” o “ho” senza la h, risulti poco credibile a chi ti legge dall’altra parte, idem se usi termini non scritti in modo corretto come “pultroppo” al posto di “purtroppo” o “apposto” invece di “a posto”.
Evita anche di usare abbreviazioni da adolescente alle prese con gli SMS. Personalmente se vedo scritto “ke” al posto di “che” o altri usi indefiniti della k, cestino tutto subito.
10 – Educazione e gentilezza
La scrittura non mostra lo stato d’animo o il tono quindi non scrivere come parli. Stai attento ai concetti ma anche a come li esprimi perché è un attimo essere fraintesi.
