Come conservare le PEC

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Le PEC hanno valore legale come una raccomandata quindi è necessario sapere come conservare le PEC, vediamolo…

Gli articoli 2214 e 2220 del Codice Civile obbligano a

…conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite

e dispongono la conservazione decennale per

…le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti

Quindi le PEC, come tutti gli altri documenti, devono essere archiviate e conservate per almeno 10 anni.

Ma occorre fare dei distinguo perché essendo dei documenti a valore legale, devono essere conservate in un modo ben specifico.

Conservare le PEC nel proprio computer o nel proprio server non ha alcun valore legale, questo è importante saperlo. Se quindi tu hai scaricato le PEC nel tuo computer e le hai cancellate dal server, non hai in realtà conservato proprio nulla perché la legge richiede la conservazione “su supporti idonei a garantire nel tempo la conformità dei documenti agli originali“.

Come conservare le PEC con valore legale Condividi il Tweet

C’è anche una norma che si applica ai documenti che informatici sin dall’origine, documenti generati da computer e che non devono essere scansioni di documenti cartacei.

Questa prevede che la conservazione debba avvenire in formato elettronico e, per fini pratici eventualmente anche in formato cartaceo (art. 43, comma 3, del D.Lgs. n. 82/2005).

Contrariamente a quanto credono in tantissimi, la stampa di una PEC con le relative ricevute di accetazione e di consegna non vale come prova legale.

Anche la stampa di un messaggio di PEC ricevuto non vale come prova legale.

Cosa da valore legale a una PEC?

La prova legale è data solo dalla firma elettronica del gestore delle PEC, che si trova sui messaggi ricevuti e sulle ricevute di accetazione e consegna delle PEC.

Siccome tale firma elettronica è, appunto, elettronica, non è riproducibile in alcun modo su carta, e quindi il fatto di stampare la PEC, mancando tale sigillo, non gli da alcun valore a livello legale. Quindi è indispensabile avere la firma elettronica originale.

Se vedi, ogni PEC ha con sé due altri files:

  • daticert.xml – contiene l’insieme di tutte le informazioni relative all’invio (mittente, gestore del mittente, destinatario o destinatari, oggetto, data e ora dell’invio, codice identificativo del messaggio)
  • postacert.eml – contiene il messaggio originale con testo ed eventuali allegati.

Questi sono i files che contano per il valore legale della PEC e che contengono tutte le informazioni per conservare questo valore.

come conservare le pec

Come conservare le PEC

Ci sono due modalità fondamentalmente.

La prima prevede che tu lasci le PEC sul server del gestore e le consulti via browser in modalità webmail. È la più semplice in assoluto perché, pur essendo magari più scomoda della gestione tramite Outlook o altri client di posta elettronica, sostanzialmente ti permette di lasciare le PEC dove sono e non pensarci più perché tutti gli obblighi sono a carico del gestore.

La seconda, nel caso in cui tu abbia un traffico di PEC importante o abbia decine o centinaia di PEC da gestire nella tua azienda, prevede invece l’uso di strumenti dedicati che soddisfano appieno la normativa in merito. Esistono diverse di queste soluzioni ognuna con i suoi pro e contro e puoi chiedere al tuo consulente informatico.

Ricordo che la legge non obbliga nessuno a conservare le pec e non lo sanziona se non lo fa. Quindi conservare le PEC è una scelta personale di ognuno di noi che, se fatta, rende opponibili le stesse a terzi. È un po’ come gettare nella spazzatura la ricevuta di ritorno della raccomandata oppure conservarla; se la conservi potrai esibirla come prova di avere effettuato una comunicazione entro i termini, se non la conservi non lo potrai fare.

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