{"id":9747,"date":"2021-07-23T08:00:00","date_gmt":"2021-07-23T06:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.tuttosullapostaelettronica.it\/blog\/?p=9747"},"modified":"2021-12-01T13:50:36","modified_gmt":"2021-12-01T12:50:36","slug":"mail-aziendale-del-dipendente-licenziato","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.tuttosullapostaelettronica.it\/blog\/mail-aziendale-del-dipendente-licenziato\/","title":{"rendered":"Mail aziendale del dipendente licenziato"},"content":{"rendered":"\n

In rete si trovano decine di articoli che parlano di questo argomento ma spesso sono scritti in “legalese” e sono poco comprensibili. Vediamo quindi cosa fare della mail aziendale del dipendente licenziato.<\/p>\n\n\n\n

\"casella<\/figure>\n\n\n\n

Mia intenzione \u00e8 spiegare le cose in termini chiari e semplici, non usando il gergo “legalese” tipico degli avvocati e di chi opera a livello legale e facendo degli esempi semplici senza riferimenti particolari a leggi, norme e affini che chiunque pu\u00f2 approfondire con i dovuti mezzi.<\/p>\n\n\n\n

Vediamo quindi di entrare subito nello specifico.<\/p>\n\n\n

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Cos’\u00e8 la mail aziendale<\/h3>\n
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Una mail aziendale \u00e8 una casella di posta che ti viene assegnata in ambito professionale, quando lavori per un’azienda o uno studio che ha un suo dominio (nomeazienda.it). Qualcosa che contenga il tuo nome e cognome tipo mario.rossi@azienda.it<\/strong>.
\u00c8 una casella “tua” nel senso che fa riferimento alla tua persona e non va confusa con una casella generica a cui tu, nella tua funzione, hai accesso. Se sei quindi nel reparto vendite e accedi e usi una casella tipo commerciale@azienda.it<\/strong>, questa non \u00e8 una “tua” casella di posta nel senso che non \u00e8 riferibile alla tua persona.<\/p>\n\n<\/div>\n<\/div>\n

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Chi pu\u00f2 accedere all’email aziendale<\/h3>\n
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Se ti \u00e8 stata assegnata una email aziendale sappi che, previa adeguata informativa e fatte salve le dovute procedure, tu non puoi impedire che il datore di lavoro monitori la tua casella (info negli approfondimenti).<\/p>\n\n<\/div>\n<\/div>\n

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Cosa succede della casella email aziendale al licenziamento del dipendente?<\/h3>\n
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Il Garante si \u00e8 espresso molto chiaramente in merito e non ci sono interpretazioni da dare. Ecco cosa dice.
Commette un illecito la societ\u00e0 che mantiene attivo l\u2019account di posta aziendale di un dipendente dopo l\u2019interruzione del rapporto di lavoro e accede alle mail contenute nella sua casella di posta elettronica.<\/span><\/span><\/p>\n\n<\/div>\n<\/div>\n

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Tutelare l’azienda e le informazioni aziendali<\/h3>\n
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Abbiamo visto cosa dice il Garante e, piaccia o meno, non vi si pu\u00f2 prescindere.
\u00c8 quindi fondamentale che il datore di lavoro abbia informato – per iscritto – il dipendente in merito alla modalit\u00e0 di utilizzo degli strumenti aziendali, quindi anche della casella email, e della possibilit\u00e0 che questa sia controllata o monitorata.<\/strong>
Vedi negli approfondimenti il link al facsimile.
Per\u00f2 c’\u00e8 un problema pratico. La persona licenziata, nello svolgere le proprie funzioni, ha sicuramente usato la sua casella email e rimuoverla immediatamente potrebbe essere un problema per l’azienda<\/strong>. Se la sua casella viene immediatamente cancellata, l’azienda rischia di perdere informazioni importanti o vitali.
Pensa solo se si licenzia un commerciale che, probabilmente, aveva in corso trattative, offerte e cose del genere.
Il Garante infatti dice che dopo la cessazione del rapporto di lavoro, il datore di lavoro<\/p>\n

deve rimuovere la casella del dipendente<\/strong> entro un termine ragionevole per permettergli di predisporre le misure atte a informare i terzi sui nuovi indirizzi mail a cui rivolgersi
deve impedire che, in questo periodo, qualcuno possa accedere<\/strong> alla posta del dipendente.
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\u00c8 quindi il datore di lavoro che deve preoccuparsi di questi adempimenti<\/strong> e non il dipendente che \u00e8 obbligato ad avvisare tutti che non lavora pi\u00f9 per l’azienda. Normalmente il dipendente lo fa, se non altro per una questione di correttezza ed educazione, ma non tutti siamo uguali.
Quanto sia questo “termine ragionevole” \u00e8 tutto da stabilire perch\u00e9 nel momento in cui la casella viene rimossa e qualcuno scrive a quella casella, ottiene un messaggio di errore, non un messaggio di risposta che lo avvisa.<\/p>\n\n<\/div>\n<\/div>\n

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Cosa deve fare il datore di lavoro sulla mail del dipendente licenziato<\/h3>\n
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Per motivi pratici l’email non pu\u00f2 essere immediatamente disattivata perch\u00e9 se la casella non esiste il mittente ricever\u00e0 un messaggio di errore e l’email non verr\u00e0 spedita creando un problema al datore di lavoro.
Il datore di lavoro dovr\u00e0 mettere un risponditore automatico<\/strong> che avviser\u00e0 che quella casella verr\u00e0 disattivata a breve e dar\u00e0 una casella email alternativa a cui scrivere.
Il classico messaggio tipo:<\/p>\n

Informiamo che la casella email mario.rossi@dominio.it non \u00e8 pi\u00f9 monitorata e verr\u00e0 disattivata a breve. Per tutte le comunicazioni vi preghiamo di fare riferimento a antonio.verdi@dominio.it e paola.gialli@dominio.it.
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Nessuno potr\u00e0 pi\u00f9 avere accesso a quell\u2019indirizzo di posta se non l\u2019Amministratore di Sistema e\/o il Responsabile GDPR, se c\u2019\u00e8, e\/o l\u2019Internal Audit<\/strong> (organismo interno che, se c\u2019\u00e8, per definizione pu\u00f2 avere accesso a ogni tipo di informazione).
Andr\u00e0 anche cambiata la password della casella email dell’ex dipendente<\/strong> perch\u00e9 questo potrebbe averla data ad altri e per evitare che qualcuno, al di fuori degli organi menzionati possa avere accesso alle mail.<\/p>\n\n<\/div>\n<\/div>\n

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Pu\u00f2 l’ex dipendente accedere alla sua vecchia casella email?<\/h3>\n
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No, per nessun motivo<\/strong>. Dal giorno della cessazione del rapporto di lavoro, se l’ex dipendente cerca di accedere o accede alla sua casella di posta, commette un illecito ed \u00e8 passibile di denuncia per accesso abusivo a sistema informatico.<\/p>\n\n<\/div>\n<\/div>\n

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Dopo quanto tempo va disattivata la casella dell’ex dipendente?<\/h3>\n
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Come al solito non c’\u00e8 un’indicazione univoca ma 30 giorni sono un lasso di tempo pi\u00f9 che ragionevole prima di passare alla cancellazione definitiva dell\u2019account e relativi contenuti<\/strong>. Dipende dal ruolo del dipendente e da cosa si deve ricostruire della sua attivit\u00e0 che, magari, non era a conoscenza di altri.<\/p>\n\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n

Mie considerazioni da esperto della posta elettronica<\/h2>\n\n\n\n

Tutto bello e chiaro quello che dice il Garante ma ci sono anche delle considerazioni pratiche<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

Se il dipendente, nel corso della sua attivit\u00e0 lavorativa, si \u00e8 iscritto con la sua email a portali o siti internet di interesse aziendale o newsletter o altri tipi di abbonamenti che prevedono la sua email come autenticazione, come deve comportarsi il datore di lavoro?<\/p>\n\n\n\n

Non sono un avvocato e mi piacerebbe che qualcuno mi commentasse, ma il problema esiste.<\/p>\n\n\n\n

Pu\u00f2 essere che l’ex dipendente si occupasse di acquisti e che quindi si sia iscritto ai siti e-commerce dei fornitori per effettuare gli acquisti, con la sua email. Il datore di lavoro pu\u00f2 anche non sapere o non ricordarsi tutti gli accessi su tutti i siti e quindi, se non consulta le email del dipendente, non potr\u00e0 mai modificare questi accessi cambiando l’email e inserendo quella nuova.<\/p>\n\n\n\n

La cosa non \u00e8 affatto semplice perch\u00e9 va sempre preso in considerazione il ruolo del dipendente<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

Se un tecnico di un’azienda si fa arrivare i log di sistema sulla sua email per controllare sistemi remoti e verificare che tutto funzioni, ci vorr\u00e0 parecchio tempo per cambiare tutte le email su tutti i sistemi e soprattutto il datore di lavoro dovr\u00e0 consultare le email del dipendente per ricostruire tutto quello che \u00e8 stato fatto.<\/p>\n\n\n\n

Quando \u00e8 possibile il datore di lavoro dovrebbe dare un’email generica<\/strong> ma \u00e8 anche vero che magari solo una persona dell’ufficio acquisti \u00e8 abilitato a fare ordini online e non potr\u00e0 certo usare un’email in uso anche ad altre persone perch\u00e9 magari le info trasmesse sono riservate. A un tecnico io darei l’email tecnico@dominio.it<\/strong> piuttosto che mario.verdi@dominio.it<\/strong> cos\u00ec, nel caso in cui si licenziasse, potrei continuare ad utilizzare la stessa email senza alcun problema e non perderei tempo.<\/p>\n\n\n\n

Dipende anche in che rapporti si \u00e8 con l’ex dipendente quando questo se ne va. Se i rapporti sono buoni non ci dovrebbero essere problemi, ma se sono cattivi \u00e8 meglio adottare le procedure corrette per evitare problemi.<\/p>\n\n\n\n

Ma i casi menzionati sopra sono reali e non cos\u00ec rari come si potrebbe pensare.<\/p>\n\n\n\n

A me non \u00e8 mai capitato di sentire un dipendente chiedere la cancellazione dell\u2019account. Anche perch\u00e9 difficilmente conosce il GDPR e i provvedimenti del Garante. Solitamente si assiste a uno \u201csvuotamento\u201d dei contenuti ma \u00e8 pi\u00f9 frequente che il lavoratore non dica nulla a meno che, ovviamente, il datore di lavoro non utilizzi quella casella e invii email a nome dell’ex-dipendente<\/strong>, cosa che \u00e8 assolutamente illecita.<\/p>\n\n\n\n

Come sempre non entro in questioni legali perch\u00e9 non sono un avvocato, ma mi piacerebbe che qualcuno con le necessarie competenze commentasse il tutto e rispondesse ai miei quesiti.<\/p>\n\n\n\n

Alla fine dei conti la questione \u00e8 di bilanciare l\u2019interesse del datore di lavoro di accedere alle informazioni necessarie alla gestione della sua attivit\u00e0 con l’aspettativa di riservatezza sulla corrispondenza da parte dell’ex dipendente.<\/h5>\n\n\n\n

Nota importante<\/h2>\n\n\n\n

Tutte le considerazioni sono mie personali e io non sono un avvocato quindi non ho alcuna competenza in merito. Per qualsiasi tipo di consulenza legale ti consiglio di rivolgerti a un avvocato in quanto le mie considerazioni partono da un punto di vista meramente tecnico e informatico.<\/p>\n\n\n\n

Approfondimenti<\/h4>\n\n\n\n