{"id":3012,"date":"2019-02-11T08:30:57","date_gmt":"2019-02-11T07:30:57","guid":{"rendered":"https:\/\/www.tuttosullapostaelettronica.it\/blog\/?p=3012"},"modified":"2023-02-08T23:04:09","modified_gmt":"2023-02-08T22:04:09","slug":"rispondere-alle-email-si-o-no","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.tuttosullapostaelettronica.it\/blog\/rispondere-alle-email-si-o-no\/","title":{"rendered":"Rispondere alle email s\u00ec o no?"},"content":{"rendered":"\n

Pu\u00f2 sembrare una domanda inutile ma poich\u00e9 la comunicazione scritta \u00e8 diversa da quella orale, rispondere alle email s\u00ec o no \u00e8 una domanda importante.<\/p>\n\n\n\n

\"Rispondere<\/figure>\n\n\n\n

A differenza di un po’ di anni fa, oggi riceviamo decine, se non centinaia di mail, soprattutto per lavoro e rispondere a tutte diventa, scusa il gioco di parole, un lavoro. Cos\u00ec spesso non si risponde a qualche email per la quale non si ritiene necessaria una risposta, e questo pu\u00f2 ingenerare dei problemi.<\/p>\n\n\n\n

Sapere se l’email \u00e8 arrivata o no<\/h2>\n\n\n\n

Prima di tutto una precisazione.<\/p>\n\n\n\n

Come saprai se leggi il blog da tempo, non \u00e8 possibile dare per scontato che l’email che tu mandi arrivi al destinatario<\/strong> e che quindi questo la possa vedere e leggere. Esiste la ricevuta di ritorno ma non \u00e8 uno standard e funziona solo su Outlook di Windows, oltretutto il destinatario la pu\u00f2 disabilitare, quindi \u00e8 meglio non usarla.<\/p>\n\n\n\n

Sai bene anche che se vuoi essere certo al 100% che un’email arrivi al destinatario, attualmente l’unica possibilit\u00e0 \u00e8 la PEC. Oltre ad avere valore legale, la PEC ti da la certezza che il destinatario l’abbia ricevuta; non che l’abbia letta ovviamente ma che l’abbia ricevuta, di sicuro.<\/p>\n\n\n\n

Esistono altri sistemi per sapere se un’email \u00e8 stata letta, ma nessuno di questi \u00e8 affidabile come una risposta.<\/p>\n\n\n\n

Dare un cenno di ricezione<\/h2>\n\n\n\n

Se \u00e8 un’email importante, un cenno di ricezione \u00e8 sempre gradito<\/strong>, cos\u00ec il mittente pu\u00f2 essere sicuro che tu abbia letto l’email o viceversa perch\u00e9 una risposta indica non solo che l’email \u00e8 stata letta ma anche che il suo contenuto \u00e8 stato inteso perfettamente, o almeno si spera.<\/p>\n\n\n\n

Ovviamente sto parlando di email con corrispondenti a cui ti interessa dare un cenno della ricezione, come colleghi di lavoro, clienti o fornitori.<\/p>\n\n\n\n

Quando \u00e8 necessario rispondere<\/h2>\n\n\n\n

Ci sono per\u00f2 tre casi in cui non \u00e8 necessario rispondere<\/strong>:<\/p>\n\n\n\n

    \n
  1. Email di scocciatori che ti inviano messaggi non richiesti o altre email fastidiose. Queste le puoi bellamente ignorare anzi, lo devi fare altrimenti dall’altra parte pensano che tu sia interessato e non ti mollano pi\u00f9.<\/li>\n\n\n\n
  2. Email che ti confermano semplicemente qualcosa. Hai preso appuntamento dal dentista e questo ti invia un’email per ricordarti dell’appuntamento<\/li>\n\n\n\n
  3. Email automatiche di risposta che, normalmente, arrivano da un indirizzo noreply. Qui proprio \u00e8 inutile rispondere perch\u00e9 ti tornerebbe indietro un messaggio di errore.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

    Quindi, alla fine, se mi chiedi se devi rispondere alle email, la mia risposta \u00e8 sempre s\u00ec, o almeno \u00e8 quello che faccio sempre proprio per confermare al mittente la ricezione di quello che mi ha mandato e ti consiglio di fare lo stesso sempre.<\/p>\n\n\n\n

    Come rispondere alle email<\/h2>\n\n\n\n

    Il tono di risposta deve essere commisurato all’interlocutore chiaramente ma questo non \u00e8 necessario che te lo spieghi io.<\/p>\n\n\n\n

    Secondo me la risposta deve<\/p>\n\n\n\n

      \n
    1. essere<\/strong> confirmatoria<\/strong>. Conferma sempre che hai ricevuto l’email e che agirai di conseguenza, cos\u00ec ti eviti altre richieste per capire se \u00e8 tutto chiaro.<\/li>\n\n\n\n
    2. essere<\/strong> esaustiva<\/strong>. Se ti vengono fatte delle domande, rispondi punto per punto cos\u00ec eviterai altre decine di email di ulteriori richieste alle quali non hai risposto.<\/li>\n\n\n\n
    3. comprendere tutti<\/strong>! Se chi ti scrive ha messo in copia conoscenza altre persone, \u00e8 perch\u00e9 anche queste devono essere informate di quello che sta succedendo. Se tu rispondi solo al mittente le tagli fuori e magari non era quello che intendeva il mittente. In ogni caso valuta tu perch\u00e9 se l’email che ti viene inviata \u00e8 una semplice comunicazione (es. cambio ragione sociale<\/em>, domani siamo chiusi<\/em>, non ci vanno i telefoni<\/em>) dove, per errore, sono state incluse anche altre persone che non conosci, in questo caso non dei rispondere a tutti.<\/li>\n\n\n\n
    4. essere corretta grammaticalmente<\/strong>. Evita errori imbarazzanti che, magari, nessuno ti far\u00e0 notare ma che tutti noteranno.<\/li>\n\n\n\n
    5. essere riletta attentamente<\/strong>. Sia per evitare errori e sia per evitare di esprimere concetti che non sono adatti al contesto.<\/li>\n\n\n\n
    6. contenere informazioni non confidenziali<\/strong>. Evita, a seconda delle persone con cui parli, di includere informazioni confidenziali che magari non interessano oppure non sono di pertinenza di chi legger\u00e0 l’email.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

      Approfondimenti<\/h4>\n\n\n\n