Oggi ti spiego come firmare un contratto via email perché è una cosa che ti potrebbe interessare e ti fa risparmiare un sacco di soldi.
La firma di un contratto standard
Fino a pochi anni fa la firma su un contratto di qualsiasi tipo doveva essere effettuata di persona. Il venditore o chi per esso andava dal cliente con la copia del contratto e questo la firmava.
Oppure il contratto veniva spedito via fax o via email, o anche in originale se era richiesta la firma in originale, era firmato e poi rispedito al mittente.
Nel caso dell’originale c’era di mezzo una spedizione via posta o con il corriere con tutti i costi e gli imprevisti del caso.
Nel caso dell’email o del fax era comunque una procedura fastidiosa, soprattutto su contratti di molte pagine e comunque richiedeva che il firmatario avesse uno scanner o qualcosa del genere per digitalizzare il contratto firmato e oltretutto che fosse disponibile nel senso di non in viaggio e non in ferie.
La firma elettronica di un contratto
Oggi è diverso. Sfruttando uno dei sistemi che ti dirò tra poco sarà possibile per il firmatario apporre la sua firma con un semplice click dal suo computer o anche dal suo tablet o smartphone, in maniera semplice e soprattutto con valore legale.
Questo significa un grosso risparmio di tempo, soldi e fastidi sia per te che per il firmatario perché quest’ultimo potrà firmare in qualsiasi parte del mondo si trovi, senza attendere il suo ritorno in sede.
Come si firma un contratto via email?
In modo semplicissimo. Con uno dei sistemi che ti indico qui di seguito
- il contratto viene preparato in formato Word o in pdf
- il documento viene inserito nel sistema
- vengono selezionate la o le aree dove andrà apposta la firma
- è possibile anche indicare la o le aree del documento dove è possibile inserire la data o altre indicazioni che deve compilare il destinatario
- viene indicato che è il firmatario oppure chi sono nel caso in cui il documento debba essere firmato da più persone anche sequenzialmente
- viene inviato per la firma
In quel momento il mittente deve solo aspettare che le firme vengano effettuate.
Il destinatario o i destinatari riceveranno un’email che dirà loro di cliccare su un pulsante o un link dove vedranno una copia del documento con i campi specifici dove inserire le informazioni o la firma.
Facendo un semplice click oppure disegnando la firma da un tablet o da un telefono, questa verrà apposta sul documento e il mittente avvertito della firma avvenuta.
Quando tutti i destinatari hanno firmato, il mittente verrà avvisato e chi di dovere potrà scaricare sul proprio computer una copia del documento con tutte le firme che, per inciso, hanno valore legale in quanto riconosciute a livello europeo.
Quale servizio di firma elettronica?
Ce ne sono parecchi sul mercato, ognuno con i suoi pro e i suoi contro. Chiaramente occorre sempre partire da un’analisi delle proprie esigenze che si dividono in due filoni principali.
- necessità di firmare un certo numero di documenti all’anno;
- necessità di integrare la firma elettronica nel proprio flusso di lavoro o gestionale.
Lasciando perdere il secondo caso che è un progetto a sé stante, nel primo caso la discriminante è solo il numero di contratti che può avere una forbice parecchio ampia.
Ecco due servizi che potrai utilizzare e che hanno un ottimo rapporto prezzo/prestazioni con possibilità anche di avere un certo numero di documenti firmati gratuitamente.
Non entrerò nel dettaglio delle funzionalità perché fondamentalmente hanno tutti le stesse funzioni e in ogni caso è possibile fare la prova gratuita per vedere se il servizio va bene per quello che devi fare.
Per fare una prova devi avere sottomano un tuo documento in formato pdf con uno spazio per la firma; un contratto, un ordine, una conferma o qualsiasi altro documento che richieda la firma. Preparalo in formato pdf e poi lo potrai usare con uno dei due servizi.
Dovrai caricarlo sul servizio, indicare dove va apposta la firma ed eventualmente altri dati come la data o il nome e cognome e alla fine dovrai indicare l’email a cui mandarlo per la firma. Fattelo mandare alla tua email personale così vedrai come funziona il flusso di firma.
Signaturely
Il primo si chiama Signaturely e ha un piano free che permette di fare fino a 3 firme al mese. Poi si passa al piano successivo con firme illimitate a 10 dollari al mese e all’ultimo piano con ancora più funzionalità a 15 dollari al mese, una cifra più che accettabile.
PandaDoc
Pandadoc è l’altro contendente ma, come ho detto, riguardo alle funzionalità dipende sempre dall’uso che devi farne, quindi non è detto che uno sia meglio o peggio dell’altro.
La cosa interessante di PandaDoc è che nel piano gratuito puoi avere firme illimitate e questo è l’elemento più importante. PandaDoc supporta file PDF, Word, PowerPoint, JPG, PNG ma l’uso più comune è con i pdf.
Quando hai inserito la zona della firma o altri campi che ti interessano nel documento, lo mandi per la firma all’email che hai specificato oppure ti fai restituire un link che puoi mandare al destinatario.
Questo cliccherà nella zona che tu avrai definito e apporrà la sua firma. Semplice ed efficace.
Yousign
Altro contendente interessante che nel piano base ha firme illimitate per 25€ al mese per utente per salire poi con piani più evoluti e con funzionalità ancora più avanzate.
Eversign
Anche questo interessante e con un piano gratuito disponibile per firmare fino a 5 documenti in un mese. Ritengo la prova gratuita molto interessante per capire il funzionamento del sistema e come può essere di aiuto nel flusso aziendale.
eSignatures
Servizio interessante perché, a differenza degli altri menzionati, permette di approfittare di una tariffa a consumo con un costo a documento firmato di $0.49 che potrebbe essere interessante per chi ha da fare firmare documenti sporadicamente.
Hellosign
Servizio in cloud ora acquistato da Dropbox è in italiano e di estrema semplicità però il prezzo non è propriamente dei più economici visto che parte da 15 dollari al mese per firme illimitate.
Altri servizi di firma elettronica più conosciuti
Il più conosciuto in assoluto è Docusign che però ha un costo non propriamente alla portata di tutti. È forse uno dei primi e uno dei più utilizzati.
Un valido contendente è anche Adobe Sign che, però, ha un problema di costi nettamente superiore anche a Docusign e che sostanzialmente fanno riferimento sempre a un numero di firme annuale che è basso per la maggioranza degli utilizzi.
Firmare un documento con Anteprima
Anteprima, un’applicazione che si trova su tutti i Macintosh, permette di digitalizzare la propria firma che poi si potrà apporre su tutti i pdf come una firma applicata. Questa funzione, che uso moltissimo anche io per firmare documenti al volo che non mi sono stati mandati tramite un sistema di firma elettronica, è un sostituto del processo di stampa del documento, firma e invio via email.
Non è la sede giusta per approfondire come ma ti rimando a un chiaro articolo scritto da Apple sulla procedura completa.
Firmare un documento con Adobe Reader DC
Siccome Windows non ha l’applicazione Anteprima, è possibile usare Adobe Reader DC che si scarica gratuitamente, sia per Windows che per MacOS, dal sito di Adobe.
Anche qui non è la sede per approfondire e ti rimando a un articolo scritto da Adobe per fare la procedura.
