Ti sarà sicuramente successo di dovere compilare qualche modulo su internet dove ti veniva chiesta la tua email istituzionale, ma cosa è un’email istituzionale?
Non esiste l’email istituzionale
Spesso viene anche chiamata email ufficiale o email di lavoro o la migliore email come ho avuto modo di vedere in più casi.
Perché tu lo sappia non esiste una “migliore email” perché ogni email funzionante può ricevere e inviare email, ma è un termine che si usa per dire all’utente “non inserire l’email che usi per i siti porno ma quella che utilizzi di più e ti rappresenta“.
Inoltre non è niente di ufficiale perché non esiste un’email istituzionale come definizione di una categoria particolare di indirizzi email; quello che molti intendono è un’email che è su un tuo dominio personale e non su uno dei tanti servizi come Gmail, Yahoo, Outlook.it ecc. perché si ritiene che se uno utilizza l’email per scopi professionali, debba per forza di cose avere un suo dominio.
Cosa che peraltro ho sempre sostenuto e che è vera forse nel 50% dei casi perché moltissime persone usano per scopi professionali email su Alice o Tim o Libero con tutti i problemi di affidabilità che ne conseguono.
Non c’è nulla di male a usare un’email su Yahoo o Gmail o Outlook ma se hai un tuo dominio personale diciamo che ti presenti in modo migliore al tuo interlocutore.
Parlando di un’email che usi per lavoro, è sicuramente meglio Gmail, Outlook o Yahoo piuttosto che un’email su libero.it, alice.it, virgilio.it e così via cosa che ti sconsiglio di fare.
Email sul tuo dominio = maggiore sicurezza
Sicuramente avere un’email sul proprio dominio oppure su un dominio registrato appositamente come quello dell’azienda per cui si lavora, è indice di maggiore attenzione e anche di maggiore sicurezza.
Una casella email su alice.it o gmail.com la può fare chiunque, mentre un indirizzo email su apple.com o su luxottica.it la può avere solo chi lavora per una delle due aziende e nessun altro.
Se tu ti presenti a una persona come titolare o dipendente della società “Luxottica” per fare un esempio, il tuo interlocutore si aspetta di ricevere un’email sul dominio luxottica.it e così avrà la certezza che lavorerai per Luxottica; basterà fare un veloce controllo su Google di qual’è il dominio dell’azienda.
Ma se dici di essere di Luxottica e gli scrivi come [email protected] il tuo interlocutore non avrà nessuna certezza perché chiunque potrebbe avere registrato quella casella email, anche una persona con un nome completamente differente.
È per questo motivo che moltissimi phishers o truffatori tentano il colpo utilizzando appunto un’email su uno di questi servizi perché per loro sarebbe impossibile avere accesso o crearsi un’email sul dominio dell’azienda con la quale non hanno nulla a che fare.
Secondo questo modo di ragionare, [email protected] è un’email istituzionale mentre [email protected] non lo è. La prima indica Mario Rossi della ditta Rossi, la seconda indica un Mario Rossi qualsiasi.
Da un certo punto di vista è palese che avere un proprio dominio per la posta ha tutta una serie di vantaggi, non ultimo il fatto che, a livello di immagine e professionalmente, è sicuramente meglio che non usare una casella generica, ma non è un diktat o qualcosa di oggettivo. Nulla osta che tu, per la tua attività dove hai solo una casella di posta, tenga la posta su Gmail come fanno centinaia di milioni di persone al mondo.
Detto questo, per alcuni servizi su internet un’email generica non è sufficiente e vogliono un dominio personale. Non ho ben chiara la motivazione di questa scelta, peraltro molto rara, ma è così. Sicuramente deriva dal fatto che questi ritengono che qualsiasi azienda dovrebbe avere un dominio e le caselle sul proprio dominio; probabilmente in America è così ma qui da noi spesso proprio no.
Evitare l’email temporanea
In altri casi l’indicazione di usare un’email istituzionale è solo per evitare che tu usi un’email temporanea. Se clicchi sul link negli approfondimenti ti spiego nel dettaglio di cosa si tratta.
In questo caso, chi ti chiede l’email ha ragione perché solitamente l’email temporanea è fatta per evitare di essere sommersi di SPAM ma è anche vero che non tutti spammano. Se quindi il servizio o il sito dove lasci i tuoi dati è affidabile o ritieni che lo sia, procedi pure con il tuo indirizzo standard, qualunque esso sia.
Per concludere, non esiste una definizione per il termine email istituzionale, quindi il significato che ci può dare a questo termine è qualsiasi email venga usata per definire un’attività commerciale sia essa su un dominio personale oppure su Gmail, Outlook.it o Yahoo o chi per essi.
Se però ti devi iscrivere a un servizio sulla rete che chiede un’email non gratuita, allora c’è poco da fare e dovresti avere un tuo dominio personale oppure usare la tua email lavorativa, se l’hai.
